Prestera optimalt – inte maximalt

Idag förväxlas ofta "upptagen" med "framgång". Jag minns när jag själv ständigt var uppbokad till minutprecision. Det ena mötet avlöste det andra, och varje kväll och helg var fylld med aktiviteter. Multitasking var min norm. Samtal med kollegor hoppade mellan ämnen utan att vi fullföljde något samtalsämne fullt ut. Det första jag gjorde när jag vaknade var att kika på mailen och även på toaletten passade jag faktiskt ofta på att läsa mail eller svara på ett sms.

‍

Utmattningen kom som ett brev på posten. Jag som trodde jag var en stjärna på multitasking och visste vad jag höll på med insåg att jag, likt många andra, inte orkade hålla tempot utan ordentlig återhämtning. Så vad skulle hända om vi släppte tanken på att vara så förbannat upptagna och istället fokuserade på att vara effektfulla?

‍

Det kan vara en jobbig tanke för oss som springer i hamsterhjulet med skyggslapparna på. Vi orkar inte tänka på ytterligare en förändring, inte ens en som kan skapa en mer hållbar arbetssituation. Här kommer 4 Day Week in i bilden – en global forskningsstudie som nu genomförs i Sverige för att ta reda på om svenska företag, och vi svenskar i stort, kan uppnå samma positiva resultat som internationella verksamheter redan sett genom att arbeta smartare och frigöra tid för återhämtning.‍

‍

En ny spelplan

Inte sällan möts jag av frågan: ”Hur ska vi hinna med allt om vi går ner till fyra dagar i veckan? Jag hinner ju knappt idag.” Men det handlar inte om att pressa in allt arbete på färre dagar. Vi behöver tänka om och se hur vi optimerar snarare än maximerar, där produktiviteten byggs upp av välmående. Vi behöver prioritera det som skapar störst värde. Gå från att räkna timmar i sitt antal till att istället fokusera på dess värde.

‍

Fyradagarsveckan är ingen universallösning, utan en katalysator för nya tankebanor och arbetssätt som utmanar dagens arbetsliv. Med nya förutsättningar i form av minskad tid krävs att vi identifierar det som verkligen skapar värde och skalar bort tidskrävande moment. I skrivandets stund deltar 15 verksamheter i den svenska forskningsstudien, och några av de metoder de utforskar är:

• Kortare och färre möten och fler korta pauser under arbetsdagen.
• Fokustid som skapar förutsättningar för koncentration och möjliggör djupare arbete.
• Tydligare prioriteringar av vad som är viktigast här och nu.

‍

Kan vi komma längre genom att göra mindre?

En studie i Harvard Business Review visar att kunskapsarbetare spenderar så mycket som 41% av sin tid på vad de kallar "lågvärdeskapande aktiviteter". Vi är så dopaminstyrda att vi helst tar tag i det som ger snabbast belöning, det lättaste först. Ofta hinner vi inte ens fundera på vad som faktiskt är mest värdeskapande. Dessutom låter vi oss avbrytas och distraheras var 3-5 minut, och vårt fokus går förlorat. Vi är fast i "pleaser syndrome", där vi sätter andras behov före våra egna – ofta på bekostnad av vårt eget välmående och vår förmåga att prestera optimalt.

‍

Att prestera optimalt handlar inte om att pressa sig själv hårdare, utan om att hitta rätt balans. När vi mår bra, kan vi också leverera på en hög nivå – en självklar insikt, men en utmaning att omsätta i praktiken. Det kräver mod för verksamheter att prioritera välmående som en framgångsfaktor, men det är just där nyckeln till optimal prestation ligger.‍

‍

En inbjudan till förändring

För verksamheter som är nyfikna på att utforska nya arbetssätt kan fyradagarsveckan vara den saftigaste moroten att lägga fram i fikarummet. Att kollektivt ställa sig frågan hur processer kan effektiviseras och hur arbetet kan genomföras med större effekt ger plötsligt en fantastisk återbäring – tid. Tid som dessutom tilldelas de anställda i form av tid för återhämtning. Om hundratals internationella bolag visar att det är möjligt att få ut samma resultat på färre timmar – borde det väl också gå för oss svenskar? Låt oss pröva!

‍

Vår svenska forskningsstudie, ledd av Handelshögskolan i Stockholm och Karlstads universitet, är fortfarande öppen för fler verksamheter att ansluta sig. Det är en unik möjlighet att både bidra till och ta del av ny kunskap om framtidens arbetsliv – insikter baserade på verkliga erfarenheter från organisationer som redan är på resan.

‍

För att möta framtidens utmaningar med hållbart och med energi, behöver vi släppa jakten på det maximala – och istället sträva efter det hållbara och optimala.