Flexibelt arbete: Inte en fråga OM, inte heller NÄR. Bara HUR!

Förra året talade jag vid en konferens där sex olika föreläsare talade om olika aspekter kring att arbeta smartare, mer flexibelt och kortare tid. Vår perspektiv och specialistområden varierade men alla var vi överens om två saker:
‍

Det flexibla arbetet är inte längre en fråga OM. Det är ett faktum.

Det flexibla arbetet ligger inte i framtiden. Det är HÄR. NU.

Visserligen dyker det då och då upp företagsledare och andra som vill tvinga medarbetarna till kontoren. De får stora rubriker (och många klick vilket kanske förklarar mediernas förkärlek för de braskande rubrikerna) men de blir allt färre. Se t.ex. Nick Blooms artikel i NYT "The Five-Day Office Week is Dead". Visserligen från oktober 2023, men de data som kommit därefter bara förstärker hans slutsatser.
Frågan som blir kvar är alltså HUR vi får det flexibla arbetet att fungera smidigt. Något som blir svårt om vi krampaktigt klamrar oss fast vid "hur vi alltid har gjort".
‍

Lyckat flexibelt arbete börjar med ett ändrat mindset, en ändrad norm för var arbete görs
‍

Allt kokar ner till en (teoretiskt sett) enkel grundprincip:

‍

Tänk distans först – jobba digitalt först

‍

Det som fungerar på distans fungerar också på kontoret.
Men inte tvärtom!‍

Visst låter det enkelt? Men vad är kruxet? Teknik?
Nix. "Mindset och normer!" blir mitt svar.

Så länge vi säger "Visst får ni jobba hemma två/tre dagar i veckan" men (underförstått) "det är fortfarande arbete på kontoret som är normen" så kommer det hela att halta och underleverera (även om medarbetarna kommer att vara glada över minskad pendling, stress och att det blir lättare att lägga livspusslet).
‍

🟠 Så länge ledningen alltid arbetar med kontoret som bas kommer det att uppfattas som normen.

🟠 Så länge de roliga uppdragen, den bästa löneutvecklingen eller befordringarna går till dem som svansar runt cheferna på kontoret kommer de som väljer att arbeta någon annanstans att känna sig orättvist behandlade (och vi vet väl alla vad det gör för engagemanget att känna sig orättvist behandlad?)

🟠 Så länge vi säger "på jobbet" när vi egentligen menar "på kontoret" signalerar vi att kontoret är normen och allt annat är ett motvilligt undantag. (Under mina 15 år på IBM var måttstocken på om man var "på jobbet" att man var inloggad på chatten.)

🟠 Så länge cheferna inte kommunicerar digitalt (skriftligt/video) på ett transparent sätt utan förlitar sig på muntlig ad hoc-konversation i korridoren eller i kaffekön kommer distansarna att vara på undantag.

🟠 Så länge mötena hålls i konferensrummet "med möjlighet att delta via länk" kommer distansarna att känna sig som B-laget.

🟠 Så länge vi saknar metoder för smidig och otvungen samordning...

🟠 Så länge processerna kräver papper eller närvaro...

🟠 Så länge vi saknar struktur, verktyg eller kultur för erfarenhetsutbyte annat än på kontoret...

🟠 Så länge vi inte anstränger oss för att lära oss att vara sociala och bygga kultur på distans...

🟠 Så länge vi premierar närvaro eller "upptagenhet" istället för resultat...
...kommer vi att signalera att det är kontoret som egentligen är normen – och allt annat är ett påtvingat undantag som ledningen gör för att inte förlora nyckelmedarbetare till andra som är flexibla på riktigt.

‍

‍

Åtta områden att tänka på

I huvudsak är det åtta områden vi behöver jobba med (som alla exemplifieras i punkterna ovan):

1. Ledarskap

2. Kommunikation

3. Samordning

4. Samarbetskultur- och metoder

5. Processer och system

6. Kompetensutveckling och erfarenhetsutbyte

7. Sammanhållning och kultur

8. Leverans och resultat

"Men kreativitet och produktivitet?" undrar kanske någon. Då kan du vara lugn, de kommer som ett resultat av mina åtta punkter. Produktivitet kanske med tonvikt på 1, 3, 4 och 8 och kreativitet med tonvikt på 1, 2, 4, 6 och 7 (grundat på erfarenhet, inte vetenskap).

Notera att teknik inte ens förtjänar att stå som en egen punkt. Visst finns den med, men främst som en komponent i de åtta. "Vanor är viktigare än verktyg" har jag ju tjatat om sedan 2020.
‍

Flexibelt arbete är mer än bara en fråga om plats

En reflektion om flexibelt arbete som jag gärna vill lyfta fram, som ledare och HR-proffsen bör tänka extra på:
‍

Flexibelt arbete är mer än bara en fråga om var vi gör vårt jobb.

Det visar ledningens tillit till att vi är kompetenta och ansvarsfulla nog att själva avgöra var vi bäst gör våra uppgifter.

‍

Snacka om något som driver engagemanget hos medarbetarna!‍

Och omvänt, så klart. Om vi ser att andra i motsvarande roll hos andra arbetsgivare jobbar flexibelt men vi inte ges den möjligheten är risken överhängande att vi tappar engagemang, fart och att resultaten försämras. Alltså är det inte bara en fråga om att behålla nyckelmedarbetare utan om att hålla deras engagemang och leverans uppe, även om de stannar kvar (trots allt).

Att uppleva autonomi är ju en av de tre grundkomponenterna i världens mest beforskade och empiriskt bevisade teori för motivation, Självbestämmandeteorin. Alltså har ledningsgrupperna här ett alldeles utmärkt tillfälle att visa tillit till att medarbetarna är vuxna nog att autonomt besluta hur de bäst löser sina uppgifter. GRATTIS!

‍