Administrativ support är ingen lyx - det är en hygienfaktor 

‍Otydligt ledarskap, stress och orimlig arbetsbelastning. När allt fler mår dåligt på jobbet måste vi sluta se administrativ avlastning som en onödig lyx. Det är i själva verket en grundläggande hållbarhetsfråga för alla organisationer, skriver Lina Ylander, VD på me+.

‍

Det är dyster läsning, Arbetsmiljöverkets undersökning från oktober 2023. Över en miljon svenskar lider av arbetsrelaterade hälsobesvär, och den vanligaste orsaken är för hög arbetsbelastning. Ständig tillgänglighet, diffusa rollbeskrivningar, slimmade organisationer och dåligt ledarskap kör både chefer och medarbetare i botten. Ändå pratas det alldeles för lite om det som borde vara en självklar del av lösningen: att prioritera resurser som kan avlasta administrativa uppgifter, så att medarbetarna kan fokusera på det de gör bäst och cheferna får mer tid till sitt ledarskap. Varför är det så?

‍

Säg “Executive Assistant” och många tänker nog på en storbolags-VD med en stab av medhjälpare som alltid finns till hands. Eller så tänker de kanske på sekreterarna i 60-tals-TV-serien Mad Men. I Sverige finns fortfarande en bild av administrativt stöd som något lite lyxigt som hör svunna tider och traditionella organisationer till. Men i själva verket är det precis tvärtom - för vad är egentligen mer modernt än att värna om sina anställdas tid och energi och säkerställa att de lägger fokus på rätt saker? 

‍

Att det måste bli kostsamt är också en myt. Idag finns de flesta administrativa tjänster ”as a service”, exempelvis HR-stöd, VD-assistenter och ekonomisupport. Det är enkelt att ta in stöd på timbasis och skala upp och ner omfattningen beroende på behov.

‍

Jag och mina kollegor ser att bolag som tar in administrativt stöd (i vårt fall Executive Assistants), ofta snabbt kan räkna hem investeringen i form av både hälsa och välmående och effektivitetsvinster. Här är några fördelar som brukar nämnas av VDar och chefer som jag träffar i mitt jobb:

‍

1. Hälsan förbättras och produktiviteten ökar: När man renodlar roller från administrativa uppgifter får medarbetarna mer tid till det de faktiskt är anställda för att göra. De blir mindre splittrade i sitt fokus och mer produktiva - och dessutom blir det roligare att gå till jobbet!
2. Effektiviteten ökar och innovationskraften tar fart: Dålig kommunikation och dålig struktur är klassiska effektivitetsdödare i en organisation. När någon tar ägarskap över sådant som mötesstruktur, kalenderbokningar och koordinering mellan olika team och chefer går samarbeten smidigare och frustrationen minskar. Det ger i sin tur innovationskraften utrymme att växa och blomstra.
3. Kulturen stärks: En kanske mer oväntad positiv effekt är också att administrativa stödresurser ofta blir en samlande kraft för hela organisationen. De blir kulturbärare som för med sig strukturer och rutiner som enar, svetsar samman teamet och bygger intern stolthet. 

‍

Vi som samhälle betalar ett högt pris, både i form av hälsa och produktivitetsbortfall, för den ohållbara situation som råder på många arbetsplatser idag. Jag hoppas att 2024 blir året då fler organisationer inser vinsterna med att prioritera administrativa stödfunktioner. En ordentlig inventering av supportbehovet borde stå högt på varje VD, hållbarhetschef och HR-persons agenda under kommande år.