Så minskar företaget stress genom effektiv onboarding

Elin är Head of Customer Success på InfoCaption och drivs av att hjälpa och stärka kunder i deras utveckling mot att skapa bättre digitalt lärande. Hon brinner för att bygga starka relationer och ser alltid till att kunder känner sig hörda och stöttade. Elin delar gärna med sig av sin kunskap om den senaste utvecklingen inom digitalt lärande och betonar vikten av att våga tänka nytt. Vi har intervjuat Elin för att ta reda på mer kring hur de arbetar med onboarding och stresshantering. 

Onboarding-processen

Hur ser onboarding-processen ut på ert företag för nya medarbetare?

Syftet med en onboarding kan nog se olika ut på olika bolag, för vår del skulle jag säga att målet är att den nya medarbetaren ska få en positiv känsla och lära känna företaget och teamet, samt att hen i lagom tempo ska börja komma in i sina arbetsuppgifter. För att uppnå det består vår onboarding av delar som är företagsgenerella och delar som är specifika för teamet och rollen. Vi försöker planera för att det ska finnas komponenter som har fokus både på att lära och att lära känna. 

Vår onboardingprocess är dessutom ständigt i rörelse – ser man tillbaka ett, två och tre år så är det mycket som har utvecklats. Dels eftersom vi mer och mer ser onboardingen som en av våra nyckelprocesser, dels eftersom vi faktiskt har lärt oss mer för varje nyanställd som har börjat de senaste åren. Efter varje ny onboarding så lägger vi även tid på att reflektera över vad vi kan göra bättre till nästa gång. Ser man till versionshistoriken på vår onboardingprocess, tror jag att man hittar nästan 300 versioner. Så om ytterligare ett år har nog processen justerats igen, den utvecklas i takt med att vi utvecklas.

Vilka steg ingår för att säkerställa att nya medarbetare snabbt kommer in i sina roller?

Först och främst kartlägger vi vad som ska ingå i medarbetarens onboarding. Det tar lite tid, men det är väldigt värdefullt (både för oss som bolag och för den nya medarbetaren). I kartläggningen inkluderar vi företag-, team- och rollperspektiv. Vi utgår från ett standard-upplägg (en planner där vi har samlat onboardinguppgifter i olika buckets) som sedan anpassas för den nya medarbetaren. Vi försöker hitta en nivå där vi inte uppfinner hjulet på nytt, men samtidigt får en onboarding som är anpassad för den nya medarbetaren. I plannern är tanken att medarbetaren ska få en bra överblick över vilka uppgifter som ska utföras under den första tiden, samt en beskrivning av respektive uppgift.

I upplägget av onboardingen försöker vi kombinera olika typer av uppgifter och lärandeformat. Vissa uppgifter är paketerade som eget inläsningsformat, vissa uppgifter görs 1-2-1 med chef eller kollega och vissa uppgifter handlar istället om att praktiskt göra. Målet är att medarbetaren ska känna att onboardingen är kul och att hen är motiverad . Vi ser det som en nyckelfaktor att onboardingen är varierande och att medarbetaren både får tid på egen hand och får vara med i teamet och tidigt bidra med faktiskt värde. Här vill vi hitta en balans med rimliga förväntningar, men eftersom vi vet att människan i många fall lär sig bäst genom att utföra uppgifter så blir det viktigt att onboardingen även innefattar praktiska och skarpa arbetsuppgifter. Jag tror också att det är svårt att komma ifrån att det känns skönt för en ny medarbetare att ganska tidigt kunna bidra.

Vi försöker också inkludera flera team och medarbetare, vilket bidrar till en mer varierande onboarding, skapar förutsättningar för samarbete framöver och samtidigt minskar belastningen på chefen.

Vilka verktyg och resurser erbjuder ni för att nya medarbetare ska känna sig välkomna och förberedda?

Vårt mål är att medarbetaren ska känna att den har bra stöd och information både när det kommer till upplägget kring onboardingen samt kring de uppgifter som den ska utföra. Eftersom vi själva har verktyg som kan användas för stöd vid onboarding så har vi lagt mycket tankekraft kring strukturen. Som ett stöd initialt så har vi paketerat två introduktionsutbildningar, en företagsgenerell och en teamspecifik, och i dessa har vi bara lagt den absolut viktigaste information som vi ser att medarbetaren behöver ha koll på i starten för att få en förståelse för bolaget och rollen.

 Vi har även en onboarding-portal dit medarbetaren kan vända sig under sin första tid där vi har samlat "bra-att-ha-guider" som innefattar svar på frågor som vi vet att många nyanställda har, samt tips och trix som vill ge våra nya medarbetare. Den innefattar allt från guider kring hur man tidrapporterar till lifehacks för att skapa en bra digital arbetsmiljö. Medarbetaren kan även spara guider som man enkelt vill kunna återkomma till i en widget med personliga favoriter. I portalen återfinns även kurser (bolagsgenerella och rollspecifika) som medarbetaren ska gå och där medarbetaren kan se sin egen progress. Vi jobbar utifrån konceptet "Single point of truth" som innebär att det finns en plats dit medarbetaren ska kunna vända sig för att hitta relevant och korrekt information. Sen är det ju svårt att nå 100 % dit men jag är ändå nöjd över hur långt vi har kommit.

I kombination med digitalt stöd och självhjälp så behöver det ju även finnas mänskliga resurser som stöttar och delar med sig av kunskap. Dels så behöver det finnas snabbt stöd om något exempelvis krånglar med arbetsverktyg och dels behöver det finns stöd när det kommer till snabba frågor och lärandet. Gällande lärandet av praktiska uppgifter så tror vi att tanken kring "See One, Do One, Teach One" är en bra grundfilosofi för att ha bra förutsättningar för att ta till sig viss typ av kunskap och lära sig att tillämpa den. Tankesättet är perfekt i de fall en annan kollega är i slutfasen av sin onboarding och då kan slutföra sin läroresa för den specifika uppgift och "Teach one".

Minimera Stress

Vilka åtgärder tar ni för att identifiera och minimera stress på arbetsplatsen?

Huvudpunkten skulle jag säga är att öppna upp för en transparent och öppen miljö som gör att medarbetaren känner att den kan lyfta hur den mår och hur hen upplever arbetsmiljön. Man kan förbereda och planera hur mycket som helst, men finns inte den transparensen så kommer man ändå missa saker. Som en del i detta har vi kontinuerliga check-in där vi stämmer av mående, belastning samt pågående uppgifter.

Eftersom stress ofta uppstår när arbetsuppgifter känns otydliga så försöker vi som en grund i onboardingen ge så bra instruktioner och förutsättningar som möjligt. Men även här så räcker bara den planen en viss bit så vi jobbar även mycket med självledarskap för att verka för att medarbetaren tar eget ansvar för att reflektera över sina behov och vilka förutsättningar hen behöver för att utföra sina uppgifter. Är det exempelvis en uppgift i onboardingen som känns otydlig eller där medarbetaren behöver mer stöd så vill vi ju att det lyfts och sedan är det självklart viktigt att man som chef/teammedlem agerar på det.

Men att lära sig att reflektera över sin arbetsmiljö och sina behov kan ju vara utmanande och det finns risk för att man inte tar sig tiden så vi ser att behöver bli lite bättre på att planera in den reflekteringstiden. Vi har nyligen börjat med retroperspektiv i teamen för att just "tvingas" till den reflektionen och vi kommer även på företagsnivå framåt göra kontinuerliga pulsmätningar för att bland annat kunna följa våra medarbetarens mående och belastning.‍

Hur främjar ni en hälsosam balans mellan arbete och privatliv för era medarbetare?

Detta är en fråga som vi diskuterar ganska mycket och som på vissa sätt kanske är det kanske lite extra utmanade för oss. Många medarbetare spenderar mer än halva tiden på sitt hemma-kontor, vilket riskerar att gränserna suddas ut och specifikt eftersom det också finns ett högt engagemang från medarbetarna, vilket ju i grunden är positivt men kan riskera att tankarna går till jobbet efter arbetstid. Ytterligare en faktor är att vi tillämpar flexibel arbetstid, vilket innebär att medarbetaren till relativt hög grad kan anpassa sin egen arbetsdag. Det gör att vissa medarbetare jobbar tidiga morgnar och vissa jobbar sena kvällar.

Detta är ju dock faktorer hos många företag idag och vi ser ju att det finns mycket positivt i det, men att vi helt enkelt behöver reflektera och lyfta frågan kontinuerligt med medarbetarna. Vi har bland annat satt upp riktlinjer kring hur vi kommunicerar digitalt med varandra, så att vi inte skickar iväg mail eller bokar möten efter ett visst klockslag. Vi har också satta rekommendationer kring notiser för bland annat teams och Outlook för att minska tillgängligheten efter arbetstid.

Denna punkten lyfts också kontinuerligt på våra check-ins för att stämma av med medarbetaren hur de upplever sin balans mellan arbetet och privata.‍

Kan du ge exempel på initiativ eller program som ni har infört för att stödja medarbetarnas välmående?

När det kommer till att skapa förutsättningar för att våra medarbetare ska må bra så utgår vi mycket ifrån att vi är en hybrid arbetsplats. Det är framförallt två områden vi jobbar aktivt med: vi vill dels verka för att det finns ett social kontext och dels verka för pauser och återhämtning i vardagen. 

Gällande den sociala kontexten så ser vi att det är viktigt att det finns digitala ytor där vi möts och pratar dagligen. Digitala möten kommer såklart naturligt men vi vill även ha mer informella forum så som chattar, kanaler och informella veckomöten. Målet är att det ska kännas som att man har träffat sina kollegor under arbetsdagen även om man suttit hemma och jobbat på sin egen kammare. I tillägg till det så vill såklart skapa fysiska forum. Förutom våra återkommande kvartalsträffar, där alla kontor samlas, så har vi nyligen startat ett initiativ där vi hyr ett stort hus en vecka på Gotland där alla medarbetare har möjlighet att arbeta på distans men tillsammans med sina kollegor från andra kontor och andra team.

För att verka för rörelse och återhämtning så har vi ett program på allas datorer (Paus it) som syftar till att påminna våra medarbetare om att ta en paus och sträcka på sig och utföra ett antal övningar. Vi uppmuntrar även walks-and-talks när mötesinnehållet tillåter. Detta är dock något som jag tror att vi behöver pusha lite extra för eftersom det inte alltid kommer helt naturligt (mina egna vanor inräknade). För lite mer aktiv rörelse så erbjuder vi också våra medarbetare att vara med på digitala lunchträningspass som vi kör kontinuerligt.

För lite mer långsiktig återhämtning så kör vi med "sommarveckor" som innebär att alla medarbetare under 10 veckor under sommaren får en förkortad arbetstid. Mer tid för sol och bad helt enkelt!

Utmaningar och råd 

Vad skulle du säga är de största utmaningarna när det gäller onboarding och att minimera stress på arbetsplatsen?

Jag skulle säga att en stor utmaning är att onboardingen inte ska upplevas för intensiv för medarbetaren. Ibland kan det nog kännas som att man har en brandslang riktad mot sig med ett överflöd av information, vilket gör det utmanande att ta till sig något alls. Det i kombinationen med utmaningen att en nyanställd ofta känner stor press och vill överprestera skapar tyvärr en ganska bra grogrund för stress. ‍

Vilka råd skulle du ge till andra företag som vill förbättra sin onboarding-process och skapa en mindre stressig arbetsmiljö?

Förläng tanken kring vad en onboarding är och våga kapa bort delar som medarbetaren istället kan ta till sig när behovet dyker upp. Det minskar risken för att medarbetaren upplever just den brandslangen som jag lyfte tidigare. Att den också är trygg med att veta var den ska hitta information/kunskap när behov väl dyker upp är ju såklart en förutsättning för att det ska fungera. 

Från mitt perspektiv som chef är det viktigt att tidigt tydliggöra vad förväntningarna är (och inte är) samt tidigt bygga en öppen miljö så att jag kan vara trygg med att utmaningar lyfts om de dyker upp. Det blir lite extra viktigt för bolag som oss som jobbar mycket digitalt och inte ses fysiskt varje. 

‍