Så förbättrar du den interna kommunikationen och ditt kommunikativa ledarskap: ”Nödvändigt för att ta vara på potentialen”

Pandemin fick många konsekvenser, inte minst för hur chefer och medarbetare kommunicerar med varandra. Susanne Dahlman är expert på strategisk intern kommunikation och kommunikativt ledarskap och är medförfattare till boken ”Strategisk intern kommunikation: led organisationer med kommunikation”. Hon berättar om vikten av att förstå kommunikationens roll i ledarskapet för att skapa bättre arbetsplatser – och vad HR- och kommunikationsfunktionen kan göra för att bidra.

Majoriteten av chefer inser att kommunikation är en viktig del av ledarskapet. Men alla är inte helt medvetna om hur brett kommunikationsansvaret är, och det finns inte alltid optimala förutsättningar. Under de senaste åren har vikten av kommunikativt ledarskap och väl fungerande intern kommunikation fått alltmer utrymme.

Susanne Dahlman menar att kommunikativt ledarskap innebär att chefer behöver förstå och kunna hantera många olika kommunikationsuppgifter inom ramen för sitt kommunikationsansvar. Den största delen av ett ledarskap handlar om kommunikation och chefer behöver kunna kommunicera i vardagen kring den egna verksamheten – och samtidigt navigera genom mer övergripande frågor och förändringar tillsammans med sina medarbetare. En del av ett kommunikativt ledarskap är att betrakta medarbetarna som självständiga och upprätthålla en öppen dialog. Chefens primära uppgift är inte att ha alla svar och övervaka sina medarbetare – en föreställning som fortfarande existerar hos vissa chefer.

– Den interna kommunikationen och chefernas kommunikationsroll står definitivt högt på agendan i många organisationer i dag. Fler förstår sambanden mellan arbetsplatsproblem, ledarskap och kommunikation, och de senaste åren har hälsa, arbetsmiljö och arbetsförmåga blivit alltmer aktuella frågor. Inte minst för att det är konkurrens om arbetskraft och kompetens på många håll. Bra intern kommunikation och chefers som kan kommunicera i sitt ledarskap är viktiga konkurrensfaktorer.

Under pandemin ökade intresset för intern kommunikation och kommunikativt ledarskap. Susanne ser att de chefer som redan var medvetna om hur de kommunicerar har klarat sig bättre.

– Distansarbetet har blivit en ögonöppnare för många chefer och organisationer. Chefer måste kunna verktygen och förstå sin kommunikationsroll, oavsett om hen leder medarbetare på distans eller inte, så det är egentligen inget nytt. Men de ledare som redan innan pandemin kommunicerade på ett genomtänkt och strategiskt sätt, både formellt och informellt, kunde enklare göra om sina kommunikationssystem så att de passade även på distans. Men om man inte alls tänkt i de banorna tidigare blev det mycket svårare. När jag utbildar chefer i kommunikativt ledarskap hör jag att en del chefer är bekymrade över att de upplever att distansarbetet gör att de tycker att de förlorar kontrollen, att de inte vet vad medarbetarna gör eller hur de mår. För andra chefer har det varit lättare, eftersom de redan innan pandemin har haft en fungerande infrastruktur för sin kommunikation, som har fungerat även med distansarbete.

I samband med pandemin har ledningsfunktionerna tagit ett steg framåt genom att skapa nya kanaler och forum för att synas och lugna oron bland sina medarbetare. Denna kommunikation blev ofta mycket uppskattad bland medarbetarna och bidrog till en ökad förståelse för de utmaningar som företaget stod inför.

– En del ledningsfunktioner insåg verkligen fördelarna med att kommunicera på ett mer genomtänkt sätt med medarbetarna - och valde att fortsätta att använda de nya metoderna även efter pandemin för att synliggöra sig själva som ledningsfunktion och andra viktiga strategiska frågor utöver pandemin. Men jag hör också att både kommunikatörer och HR-medarbetare tycker att de kommunikationsmetoder som har använts under pandemin ibland blivit ett kast tillbaka i tiden, där för mycket fokus ligger på ren informationsspridning snarare än att sträva efter dialog och involvering. Ledningens digitala möten med medarbetarna liknar ibland mer en välregisserad presskonferens än ett internt möte som präglas av öppenhet och ärlighet.

‍

3 grundpelare som gör din verksamhet bättre på intern kommunikation och kommunikativt ledarskap

1. Verksamheten ska bredda förståelsen för vad intern kommunikation handlar om.

– Ett vanligt missförstånd är att intern kommunikation är samma sak som ett intranät. Eller att ju fler nyheter vi levererar, desto bättre. Intern kommunikation är inget separat från övrig kommunikation, och varken mer eller mindre viktig än någon annan kommunikation. Men när intern kommunikation förminskas till att handla om informationsspridning och nyhetsförmedling, eller när kommunikationen med medarbetarna alltid kommer i sista hand, då går man miste om stora möjligheter att utveckla starka verksamheter och varumärken. Med det sagt, många organisationer jobbar redan mycket bra med den interna kommunikationen, t ex kopplat till förändringsarbeten, men ännu fler organisationer behöver tänka om. Det finns många att inspireras av och det finns också mycket värdefull forskning som har satt nytt ljus på värdet av den interna kommunikationen.

‍

2. Intern kommunikation ska vara en integrerad del av verksamheten.

– Jag ser ganska ofta att satsningar på den interna kommunikationen bygger alldeles för mycket på några få eldsjälar som driver frågorna. När den personen försvinner eller får nya arbetsuppgifter finns risken att arbetet försvinner med dem. Utbildningar för chefer i kommunikativt ledarskap till exempel blir engångsinitiativ, när det egentligen borde vara en helt självklar del för alla chefer att få träna på det som det mesta av ledarskapet faktiskt handlar om – oavsett vem som är HR- eller kommunikationschef för tillfället.

3. Intern kommunikation ska prioriteras av ledningen

– Rätt ofta är det ledningen som främst behöver förstå vad kommunikativt ledarskap och intern kommunikation egentligen handlar om. Eftersom intern kommunikation i grund och botten handlar om att driva och utveckla verksamheten i önskad riktning, borde de vara extremt intresserade av att få det att fungera.

– Jag tycker också att fler kommunikations- och HR-direktörer skulle engagera sig mer i den interna kommunikationen och fundera på om det man gör idag verkligen är rätt saker. Och själva vara mer beredda att argumentera i ledningen för att jobba med intern kommunikation på ett annat sätt och i linje med den forskning som finns. Jag upplever att många på ledningsnivå har ett ensidigt fokus på extern kommunikation, kris och PR-frågor idag, medan den interna kommunikationen sköts med vänsterhanden. Hur mycket tid läggs på att skapa innehåll till interna digitala plattformar i förhållande till att säkra att ledning, chefer och medarbetare själva kan ta ansvar för att kommunicera?  Den här förändringen är nödvändig för att ta vara på potentialen i den interna kommunikationen som ett sätt att hantera viktiga utmaningar verksamheter har idag.

Länkar till Susannes tre kurser: 

·   Strategisk intern kommunikation

·   Train-the-trainer: Att utbilda chefer i kommunikativt ledarskap  (del 1)

·   Train-the-trainer: Att utbilda chefer i kommunikativt ledarskap (del 2)

Kurserna ges både på distans och fysiskt under våren 2024.

Andra ledarskapskurser: 

·   Ledarskap + kommunikation = sant

‍