Så bygger ni delaktighet och undviker flaskhalsar i organisationen

Många organisationer utmanas av att behöva hantera snabba förändringar i den kontext som de verkar i. Det kan röra sig om utveckling av teknik och produkter, konkurrenter som tar marknadsandelar, förändrade lagar eller skiftningar i opinion. Listan kan göras lång. För att undvika att bli en föråldrad organisation med utdaterade produkter och tjänster så behöver organisationen ha en god förmåga att inte bara anpassa sig till förändringar utan att även jobba proaktivt genom ständiga förbättringar av alla aspekter av organisationen.

Utmaningar med toppstyrda organisationer

I en alltför toppstyrd organisation kan detta bli problematiskt då beslut ofta måste fattas högt upp i organisationen. Det gör beslutsfattande långsamt och kan skapa flaskhalsar i beslutsflödet. Utöver detta så finns en risk att det är personer som står långt ifrån verksamheterna och saknar detaljkunskaper om sakernas förhållande som fattar besluten i stället för att besluten fattas av de personer som dagligen står inför att lösa arbetsuppgiften.
‍

Lösningen: Delaktighet och trygghet

En lösning på ovan nämnda problematik är att låta de som utför arbetsuppgiften, som är föremål för förbättringsarbete, vara mer delaktiga i att hitta lösningar och fatta beslut. En ledning som litar på att medarbetare kan ta sig an förbättringsarbete på ett förtjänstfullt sätt. Det i kombination med medarbetare som känner sig trygga i att de kommer bli bekräftade i sina ansträngningar – och inte bestraffade för misstag – skapar förutsättningar för delaktighet.

De organisationer som lyckas skapa delaktighet genom tillit och trygghet är att gratulera. Många organisationer upplever dock svårigheter och en tröghet i att få till delaktigheten.
Det är inte ovanligt i mitt arbete som organisationspsykolog att chefer visar missnöje när ingen frivilligt anmäler sig till den nya arbetsgruppen om friskfaktorer, eller uppgivenhet när hela gruppen förblir tyst under planeringsdagarna.
‍

"Delaktighet handlar inte om attityder eller värderingar – det är beteenden som måste tränas, möjliggöras och förstärkas."

För de organisationer som har svårare att få till delaktigheten så har jag några förslag kring hur man ska ta sig an problemet.Först måste man utgå från att ”delaktighet” handlar om beteenden. Det vill säga det är något en person gör och inte en värdering eller attityd hos personen. Delaktighet kan handla om allt ifrån att ta upp ett problem på team-mötet till att lägga en lapp i förbättringslådan eller prata med kollegor kring vad man anser kan göras annorlunda.

Hinder för delaktighet: Historiska bestraffningar

Vi behöver förstå att dessa beteenden har en inlärningshistoria från hur dessa beteenden har bemötts historiskt i organisationen. Man skulle kunna säga att det handlar om hur organisationen har uppfostrat oss som organisationsmedborgare.

Om de önskade beteendena har blivit bestraffade så kan de vara svåra att locka fram igen medan beteenden som varit behjälpliga i att undvika bestraffningar blir svåra att städa bort. Bestraffningar skapar en rigiditet som gör att det tar tid att få personer att ställa om och vara delaktiga i förbättringsarbete.
‍

Bygg en kultur av delaktighet

Delaktighet är under dessa förutsättningar inget som bara kan beställas fram genom att avsätta en eftermiddag i kalendern och köpa in Post-it lappar i olika färger. Ett par frågor är på sin plats att ställa:

Förstår personerna vad som avses med delaktighet? (Det vill säga vilka beteenden som förväntas)?
‍

Har personerna tränats i att vara delaktiga?
Det kanske låter som en dum fråga, men för mig som arbetar med OBM är den ytterst välbefogad. För att kunna delta på ett meningsfullt sätt i förbättringsarbetet behöver en person ha tränats i att lämna allmänna beskrivningar av förändring (”vi behöver bli mer respektfulla mot varandra”) till förmån för specifika beskrivningar av beteenden (”när någon behöver prata i telefon i kontorslandskapet så får den personen sätta sig i telefonbåset”).
‍

Finns det strukturer i organisationen som möjliggör deltagande?
Det kan handla om att tid finns avsatt för möten där förbättringar diskuteras; eller att chefer är närvarande och kan följa upp på om gemensamma beslut blir genomförda och bekräfta de ansträngningar som görs för att bidra på ett konstruktivt sätt; eller att det finns ett mandat hos gruppen att få testa förslag på förbättringar i den egna verksamheten; eller att någon fångar upp och försöker att lösa bristande förutsättningar för deltagande.
‍

Finns det vältajmade, betydelsefulla och positiva konsekvenser som förstärker de önskade beteendena?
Särskilt viktigt är det med omedelbara konsekvenser i en verksamhet där personer historiskt blivit bestraffade för att ta egna beslut eller för att ha misslyckats. En person som för första gången tar upp något vid team-mötet behöver bekräftas direkt på plats för att beteendet skall kunna bli till en vana på sikt.
‍

Att utveckla organisationer med fokus på ökad delaktighet, för att på så sätt kunna arbeta med OBM och ett kontinuerligt förbättringsarbete är ett ämne som ligger mig varmt om hjärtat och det är också innehållet i min nya bok ”Vanor som varar, ökad förändringskraft med OBM”. En kärnpunkt i mitt resonemang är att alla dessa begrepp (delaktighet, OBM och kontinuerliga förbättringar) består av beteenden och för att få till dem i en organisation så behöver de läras in, möjliggöras och förstärkas.