Kan vi alla bli vinnare i digitaliseringens tidevarv?

Snabbrörligt? Det kan man minst sagt säga om dagens digitala arbetsmiljö. Nya system och verktyg som poppar upp som svampar och som grädde på moset kom även AI. Många känner en stor digital stress i att hinna lära sig alla nya verktyg för att inte hamna utanför arbetsmarknaden. När teknologi och system spelar en allt större roll i hur vi arbetar, växer också behovet av att skapa en hälsosam arbetsmiljö även inom det digitala arbetslivet. Det var därför ingen överraskning för mig att EUs pågående kampanj är just "Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv" som också riktar ett skarpt ljus mot hur ledarskapet måste ta ansvar för denna utveckling. Digitalisering och arbetsmiljö måste alltid gå hand i hand och här känner jag att vi glömt bort detta fokus och en fråga blir hängande: Vem styr egentligen våra arbetsplatser – är det medarbetarna, ledarna eller rent av tekniken?

Som grundare av integrationsplattformen Twine och som tidigare HR-konsult har jag sett hur den digitala arbetsmiljön kan bli både en välsignelse och en svettig utmaning. När vi är beroende av en mängd olika digitala verktyg som inte alltid fungerar smidigt ihop, ökar risken för teknikrelaterad stress och kognitiv belastning. Arbetsmiljöforskningen pekar tydligt på att dåligt integrerade system bland annat kan orsaka onödiga avbrott i arbetet, informationsöverflöd och känslor av att vara styrd av tekniken​. Detta påverkar inte bara produktiviteten utan även medarbetarnas trivsel och hälsa.

Best of breed: Medarbetarna i fokus

En strategi som växer sig allt starkare är best of breed. Det innebär att bolag väljer de bästa systemen för varje funktion, istället för att använda ett enda system för allt. Ska verkligen alla medarbetare och chefer sitta i alla verktyg? Eller ännu värre: ett och samma system med otroligt många fler funktioner än vad behovet är. Ur ett arbetsmiljöperspektiv har strategin med Best of breed stora fördelar. När slutanvändarna själva kan välja de verktyg som passar dem och deras verksamhetsområde bäst ökar deras känsla av kontroll och minskar då även den kognitiva belastningen​. Med effektiva och kompletta integrationer kan dessa specialiserade system samverka och skapa en optimal och harmonisk digital arbetsmiljö​ i toppklass!

Best of breed är särskilt viktigt i en tid där arbetslivet blir alltmer flexibelt och där hybrida arbetssätt trendar och blivit det nya normala. Medarbetarna arbetar nu ofta både på distans och på kontoret, och det ställer nya krav på hur vi designar våra digitala miljöer. Det handlar om att skapa en arbetsmiljö som är anpassad efter både arbetsplatsens, verksamhetens och individens behov.

Digitaliseringens drivkrafter inom HR

Den digitala omställningen inom HR drivs av flera tydliga trender. Förutom det hybrida arbetslivet och AI, som inte gått någon förbi, är ESG-rapporteringen ett område som får allt större betydelse för fler och fler bolag. Företag måste nu visa att de inte bara tar ansvar för miljö- och samhällsfrågor, utan även för bland annat sina medarbetares hälsa, utveckling och mångfald. En välfungerande digital arbetsmiljö är en viktig del av detta ansvar. Genom att skapa en hållbar digital miljö kan företag visa att de inte bara bryr sig om företags resultat utan även om människorna bakom dem​, vilket jag anser går hand i hand.

En annan viktig trend är det ökade behovet av, och viljan att fatta, datadrivna beslut. Inom HR handlar detta om att samla in och analysera HR-relaterad data inom exempelvis hälsa, prestation, rekrytering, kompetensutveckling, kompetensförsörjning och engagemang. Ett integrerat systemlandskap där datan görs tillgänglig gör det möjligt att få bättre insikter och fatta mer välgrundade beslut, och detta med hjälp av realtidsdata.

Arbetsgivarens ansvar

Här blir arbetsgivarens ansvar avgörande. I det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM) handlar det inte bara om att säkerställa en bra fysisk och psykisk arbetsmiljö, utan även att den digitala arbetsmiljön är välfungerande. Detta innebär att regelbundet analysera och riskbedöma hur de digitala verktygen påverkar medarbetarna. Jag har sett otaliga exempel på medarbetare som lämnat i frustration, trots en i övrigt positiv arbetsmiljö, på grund av att de tvingats jobba i system som är för komplexa, ineffektiva eller rent av dåliga. För att undvika detta behöver varje arbetsgivare ställa sig ett antal frågor. Två exempel på frågor som man som arbetsgivare kan ställa sig:

• Är verksamhetens digitala system välintegrerade och fungerar de smidigt tillsammans?
• Är systemen anpassade för att vara användarvänliga och stödja medarbetarna i deras arbete, snarare än att försvåra det?

Integration som lösning

En stor del av stressen i dagens digitala arbetsliv kommer från den ökade användningen av olika system och applikationer. Att ständigt behöva växla mellan olika plattformar och verktyg tar tid och energi från medarbetarna och att lära sig nya blir en kognitiv stress. Här kommer en lösning som Twines integrationsplattform in i bilden. Genom att integrera olika HR-system kan vi minska den kognitiva belastningen och säkerställa att arbetsflödet fungerar smidigt​. När systemen samverkar bättre minskar behovet av manuella processer och antalet manuella och tekniska avbrott, vilket skapar en mer produktiv och hållbar arbetsmiljö.

Vem tar kontrollen över framtidens digitala arbetsmiljö?

Så, vem styr egentligen på din arbetsplats – är det du, din chef eller tekniken? Om vi inte aktivt tar kommandot riskerar vi att bli passiva passagerare i den digitala utvecklingen, som i många organisationer är långt efter. Det är dags att vi tillsammans tar kontroll och formar en digital arbetsmiljö där människor inte bara fungerar, utan verkligen trivs och utvecklas tillsammans med tekniken. Tekniken kan och ska vara ett verktyg som arbetar för oss, inte tvärtom. Är du redo att ta ledningen och forma framtidens arbetsmiljö? Hur den digitala arbetsmiljön utvecklas ligger i våra händer – så låt oss se till att vara drivande i den förändringen och skapa en framtid där både tekniken och medarbetarna når sin fulla potential tillsammans!

‍