Framtiden för Intranät: Hur intranätet i 2024 blir navet för den digitala resan

I dagens digitala arbetsmiljö är intranätet inte längre bara en passiv informationskanal. Det har utvecklats till ett dynamiskt och interaktivt verktyg som “kan” agera som en central del av den anställdas digitala resa. Det har gått från att bara vara ett HR-verktyg fylld med en otrolig mängd dålig information till ett organisationsverktyg som främjar drift, marknadsföring och people & culture.

Men det är “kan”, för det är så ofta ordet intranät associeras med något negativt. Idag tänker jag berätta om den outnyttjade potential många företag missar.

Låt oss för enkelhetens skull bryta ner det i två olika områden:

• Varför ska vi ha ett intranät?
• Vad borde ett intranät kunna i 2024?

Varför ska vi ha ett intranät? 

1. Navet för din digitala verktygslåda

“Inte ännu än software…” är numera ett klassiskt uttryck. Men faktum är, de digitala verktygen kommer att bytas ut och fler tillkommer i framtiden. Så hur ska man ha koll på allting som anställd? Som oftast blir man introducerad till flera verktyg men där är ingen utgångspunkt, och det var just det som var tanken med intranätet way back when, att man skulle ha en utgångspunkt för att hitta all information. Med andra ord, det intranät du väljer idag ska kunna hänvisa dina anställda till alla andra verktyg, via integrationer eller ett enkelt gränssnitt.

‍

2. Jonas 60 och Alva 18 ska inte behöva lära sig hur man använder ett intranät

Om vi bygger på poängen ovan, alltså att ditt intranät ska vara utgångspunkten. Hur blir det då om det är komplicerat att komma åt, eller att man inte hittar det man behöver? Som oftast blir det väldigt svårt att få en bra upplevelse av de digitala verktyg som ska “förenkla” vardagen för den anställda. Det ska därav vara både enkelt att logga in och intuitivt att använda. Den bästa liknelsen är att man kommer in på ett fysiskt kontor. Faktumet att du varit på kontor tidigare, eller att du varit i andra liknande miljöer gör det ganska enkelt att navigera, även om man såklart inte kan allt.

‍

Vad borde ett intranät kunna i 2024?

1. Kommunikation och samarbete

Genom funktioner som chattar, projekthantering och diskussionsforum främjar intranätet samarbete och idéutbyte på en helt ny nivå. Medarbetare kan på kors och tvärs genom företaget samarbeta, dela kunskap och lösa problem tillsammans, vilket ökar produktiviteten och innovationen. Företagskulturen bärs och styrks av att man känner sig en del av något större, och att man hjälps åt, oavsett om man arbetar i Luleå eller Malmö.

2. Enkel informationshantering

Det är viktigt att var anställd har åtkomst till personalhandboken, policies, guidelines, kontrakt, processer och rutiner. Listan är lång, och därav är det än viktigare att man enbart ser det som är relevant för mig och min roll. Se till att intranätet kan, på ett effektivt sätt, filtrera och hantera er information så att det blir en enkel och bra översikt.

3. Integrationer

Om intranätet ska bli ett nav så måste det kunna integreras med era andra tjänster såsom LMS, Workforce management, checklistor, HRM system osv. Där finns en rad olika integrationer och behovet är väldigt annorlunda beroende på industri. Den överskridande är ofta användarhantering - alltså var, hur och när en anställd skapas och tas bort.

4. Säkerhet och Compliance

Säkerhet och integritet är av yttersta vikt när det gäller hantering av personlig information samt företagets information. Det moderna intranätet måste upprätthålla höga säkerhetsstandarder och överensstämmelse med lagar och förordningar som GDPR för att säkerställa att användarnas data hanteras på ett ansvarsfullt sätt. Därtill bör ett intranät kunna erbjuda whistleblower policy samt tvåfaktorsautentisering.

5. Skalbarhet och anpassningsbarhet för framtiden

Det moderna intranätet är inte bara redo att möta dagens behov utan också förberett för framtida utmaningar och möjligheter. Med en skalbar och anpassningsbar infrastruktur kan intranätet växa och utvecklas i takt med organisationen och teknologin, vilket säkerställer att det förblir en värdefull resurs för hela organisationen.

‍

Summering

I en värld där arbetsmiljön ständigt förändras är det moderna intranätet mer än bara en informationsplats. Det är ett naturligt nav, en kulturell bärare och den ultimata informationskanalen. Företag kan således hantera kriser bättre, bli mer innovativa, men framförallt guida den gemene anställda på deras digitala resa.

‍

HRsvepet kommer tillsammans med Ziik & Bastard Burgers att hålla ett webinar, den 28e maj, håll utkik i nyhetsbrevet för att inte missa inbjudan!

‍