Förändringsarbete vinner på bra visualisering

”Skulle jag göra det”, ”Det förstod jag inte”, ”Jaså, var det så du menade?”

Det är fascinerande hur olika människor kan uppfatta exakt samma dragning. Trots att någon explicit säger ”ja”, så tolkas det inte sällan som ”nej”. Tänk bara på en person som får frågan: ”Är du verkligen intresserad?”, varvid personen svarar jakande men samtidigt vänder sig om och undviker ögonkontakt. Det är farligt att förlita sig på ord, om man verkligen vill att alla ska få samma bild. Tolkningarna är helt enkelt för många och orden liknar ju tyvärr aldrig det de betyder, varvid mönster inte syns.

Förändring och konflikter

Att förändringsarbete kan orsaka spänningar och konflikter känner många igen. Men är det så konstigt, då vi ofta inte lägger så stor vikt vid att ge alla en gemensam bild av vad, när och hur mångas arbetsuppgifter ska ändras för att nå önskade resultat?
Även om alla skulle förstår vad som ska göras finns det en mängd saker som kan gå fel. Vem skulle göra det? Vilka saker skulle man sluta att göra? När och hur skulle det göras?

Börja med ritningarna

När vi bygger ett hus, så gör vi först ritningar. Med dessa som underlag är det lätt att ta tillvara synpunkter och göra ändringar, långt innan själva byggnationen börjar. Under byggtiden förbättrar ritningarna kommunikationen mellan olika yrkesgrupper så att man kan lösa problem och fortsätta förbättra processen.

På samma sätt är det med förändringsprocesser.

Ta ordentligt med tid på att på detaljnivå visualisera nuläge och målbild för dem som berörs. Här behöver informationen vara specifik och detaljerad. Man kan inte bygga ett stort hus bara på skisser. Ett bra grundarbete gör att fler kommer att kunna engagera sig i och påverka förändringsprocessen, redan innan den börjat, och det blir mycket lättare att agilt pivotera och fortsätta utveckla arbetet.

Lättare nå målet när man ser det

Att dessutom tidigt i processen lägga tid på att visualisera målbilder och kpi:er, ger medarbetarna en gemensam vision och gör att de lättare kan se stegen dit men också hjälpa till utveckla processen. Består nyckeltal som så ofta, av flera ingående variabler, blir de lättare att förstå med potent visualisering, snarare än att beskrivas med siffror, där ju inte de ingående värdena syns.

När medarbetare ser sin egen roll i teamet, på samma sätt som hur varje musiker i symfoniorkestern ser sin stämma i förhållande till andra stämmor, blir det lättare att förstå att man ”bygger en katedral”, än att man bara ”skyfflar grus”. Förändringar blir mer hanterbara när alla ser sin roll i det stora.

Visualisering gör det lättare att ändra

Få förändringsprocesser är räta linjer från a till b. Ofta behöver man ändra och anpassa. När information visualiserats och förändringar bara innebär att prioriteringar ändras, behöver inte hela dokument skrivas om. Det räcker att flytta på delar i visualiseringen. Arbetar man analogt kan det räcka att flytta på magneters och notisars plats. Digitalt är det bara att dra och släppa i originalet utan att länkar och andra interaktiva objekt i pdf-dokumentet påverkas. Flera av de flaskhalsar och problem som ofta uppstår under förändringsprocesser kan förebyggas av en detaljerad visualisering. När prioriteringar, villkor och beroenden ges grafisk form ökar chansen att upptäcka och adressera problem tidigare. Chansen ökar också att kunna prioritera insatser på just de områden som är mest kritiska för att nå målen.

Visualisering förenklar utvärdering

När förändringsprocessen är genomförd vill man naturligtvis lära av projektet. Med en karta är det lättare att resonera över vilken väg man tog. På samma sätt ger bildliga projektkartor ett bättre avstamp vid den kommande utvärderingen för att förbättra kommande arbeten. Vem som sa vad på alla möten kommer ingen ihåg, men potent mötesvisualisering under resans gång fångar lättare upp olika åsikter för att lära av dem. Dessutom har ni hittat en ”road map” som ni kan återanvända och förbättra.

Lycka till!

‍