Vilket är det bästa HR-systemet?

I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Cecilia Sjöstedt, seniorkonsult på HerbertNathan & Co. Cecilia har över 20 års erfarenhet av bland annat projektledning, verksamhets- och processutveckling samt förändringsledning. Cecilia trivs i gränslandet mellan HR och IT och är lika van vid att ha drivande roller inom HR som att leda agila utvecklingsteam på IT.

‍

Jättekul att du har valt att läsa min tredje blogg i serien HR-digitaliseringsskolan här på HR-svepet. I min förra blogg med titeln Skapa förutsättningar för framgång lyfte jag att förankring i beställarorganisationen och att få möjlighet att genomföra en behovsanalys är det första steget för att skapa förutsättningar för framgång. I den här bloggen riktar jag blicken mot nästa steg – det faktiska genomförandet av behovsanalysen, som kommer leda till svaret på frågan om vilket system som är det bästa systemet för just er organisation.

‍

En ekonom har säkerligen fått frågan: ”Vilken aktie kommer att ge bäst avkastning?” otaliga gånger i sitt liv. När jag träffar nya eller gamla kontakter i mitt nätverk, som är intresserade av eller vill veta mer kring mitt favoritämne HR-tech så dröjer det inte länge innan jag får den givna frågan: ”Vilket är det bästa HR-systemet?”. Det spännande med den frågan är att jag får chansen att ge det otydliga svaret ”Det beror på” som inte alls är en undanvikandande manöver, utan ger en chans att inleda en intressant diskussion. Ett system kan vara en perfekt matchning för en viss verksamhet men inte alls tillfredsställande för en annan, på samma sätt som att en bostad kan passa utmärkt för vissa personer och vara en mardröm för andra. Vilket system som är det bästa för en viss organisation beror på många olika parametrar, vilka behöver identifieras med hjälp av en behovsanalys. För att jämföra med en bostadsaffär, vilket jag även gjorde i min förra blogg, behöver vi identifiera om det är kakelugn, hiss eller parkering som kommer få oss att trivas i en ny bostad. Arbetet med att utföra en behovsanalys är det inledande steget till att kunna hitta rätt systemstöd för just er organisation.

Behovsanalysen

Målet med behovsanalysen är att få en detaljerad förståelse för nuläge och behov rörande system, organisation och process. Hur gör man det? Är behov samma sak som krav? Sammanfattningsvis är behov det övergripande problemet eller önskemålet som ska lösas (exempelvis trygghet), medan krav/kravspecifikation (säkerhetsdörr) är den detaljerade listan över funktionella och icke-funktionella krav som ska uppfyllas för att möta behoven. 

Behovsanalysen är ofta det första steget för att identifiera behov, medan kravspecifikationer används för att översätta dessa behov till konkreta krav. 

Det krävs en ansträngning för att initialt bortse från krav/lösningar och istället fokusera på de övergripande behoven. Om man direkt zoomar in på kraven, istället för att prata om behoven, så finns det en risk att man missar ett flertal möjliga lösningar på behovet. Det här är speciellt relevant vid intervjuer och workshops med nyckelintressenter och användare som av all välmening gärna vill bidra till lösningar. En rekommendation är att anteckna konkreta förslag på lösningar och krav eftersom det kan vara väldigt värdefulla bidrag framgent, men att ändå försöka fokusera och lyfta nivån till att se de egentliga behoven. 

Behovsanalysen kan underlättas genom att systematiskt gå igenom nedanstående rubriker, vilka även kan användas som kapitel i behovsanalysen. Det sammanställda resultatet kan visualiseras på varierade sätt, men det viktiga är att budskapen framgår tydligt. 

‍

• Vad är verksamhetens strategi, mål och prioriteringar?

Börja med att förstå organisationens övergripande affärs-/verksamhetsstrategi och hur HR bidrar till att uppnå viktiga mål för verksamheten. Identifiera specifika verksamhetsmål, HR-mål och prioriteringar som behöver stöttas genom digitalisering.

‍

• Identifiera nyckelintressenter och personas

Identifiera vilka som är nyckelintressenter inom HR och andra berörda avdelningar som exempelvis IT, Finans, Kommunikation, Lön mfl. Fundera sedan över vilka olika personalkategorier som är användare av eller påverkas av HR-processerna. Ett bra verktyg för detta arbeta är att skapa sk. personas, dvs att skapa beskrivningar av personalkategoriernas viktigaste behov, digitala mognad, åtkomst till digitala verktyg mm. Framtagning av dessa personas görs allra bäst tillsammans med några användare som representerar respektive persona. Dessa användare kan med fördel delta i en referensgrupp och bidra i så väl design av nya processer som i tester under det kommande projektet. Att arbeta med Personas är även till stor hjälp vid planering av förändrings- och kommunikationsaktiviteter i ett senare skede.

‍

• Inhämta inspiration

Beroende på hur tekniskt mogen organisationen är kan det vara välinvesterad tid att öka kunskapsnivån kring marknaden. Det kan innebära en föreläsning generellt inom HR-tech eller inspirationsdemos av några utvalda system utan syfte att utvärdera dem. 

Det kan även vara värdefullt att ha referenssamtal med andra organisationer, men då är det av vikt att inte fokusera på systemet de har valt utan på övriga lärdomar de har fått med sig under digitaliseringsresan (deras system kanske inte alls matchar era behov och ett missnöje med ett systemstöd kan även hänga samman med att man inte har arbetat tillräckligt med förändringsledning, processutveckling mm.) 

‍

• Identifiera tekniska krav och framtida systemlandskap

Med stöd från IT bedöms tekniska aspekter att ta hänsyn till, såsom IT-strategier, systemmiljö, integrationsmöjligheter med befintliga system, säkerhetskrav, begränsningar kring datalagring, GDPR och skalbarhet för att säkerställa att de valda digitala lösningarna är hållbara på lång sikt. HR-systemet kommer att vara ett viktigt nav i det framtida systemlandskapet och det är av vikt att tillsammans med IT, kommunikation mfl. analysera olika möjliga scenarios för det framtida systemlandskapet.

‍

• Behovsinsamling

Använd ett utifrån och in perspektiv för att kartlägga verksamhetens behov. Genomför intervjuer, skicka ut enkäter eller anordna workshops med nyckelintressenter och utvalda användare för att förstå preferenser och smärtpunkter när det gäller HR-processer och system. Skapa en intervjumall eller en enkät för att kunna ställa samma frågor till många användare. Använd tekniken att lyfta blicken från krav till behov och var väldigt lyhörd eftersom det här är en central uppgift med syfte att lyssna och samla in verksamhetens perspektiv. Försök även att uppmärksamma generella krav som exempelvis VCAG, som är en metod för att definiera och planera åtgärder för att göra digitala produkter mer tillgängliga för alla användare, inklusive personer med funktionsnedsättningar.

‍

• Identifiera behov av processutveckling

Utvärdera befintliga HR-processer och system för att identifiera styrkor, svagheter och flaskhalsar. Markera processer som upplevs ineffektiva, som kan automatiseras eller förbättras genom digitala lösningar. Förslagsvis anordnas workshop med nyckelintressenter och användare för att prioritera utvecklingsområden och identifiera behoven av processutveckling.

‍

• Identifiera ett nuläge som ni kan knyta effektmål till

Nuläget som kartläggs är mycket användbart för kommande mätbarhet genom att man fastställer ett nolläge, dvs en grundnivå före förändringen. Det kan följas upp och analyseras i framtiden, efter det att förändringen har genomförts. Passa därför på att ställa frågor som kan besvaras på ett sätt som gynnar uppföljning av projekt där man vill kunna mäta effekten.  Ett exempel på en sådan fråga kan vara hur väl nuvarande systemstöd underlättar HR-relaterade processer (t ex skala 1-10).

‍

• Lägg grunden för en framgångsrik förändringsresa 

Sist men inte minst är det viktigt att förbereda inför förändringsresan som är på väg. I samband med behovsinsamling är det lämpligt att även försöka fånga förändringshanteringsaspekter såsom utbildning, kommunikation och användaracceptans - gärna kopplat till personas om det är möjligt. Informationen underlättar den kommande förändringsplaneringen och kommer skapa förutsättningar för en smidig implementation. 

‍

Det bästa systemet

I en väl genomförd behovsanalys kommer många stenar att ha lyfts på under vägen, utmaningar har identifierats och kanske till och med har retts ut, kunskapsnivån om den egna verksamheten och dess prioriteringar har nått en ny nivå.

Behovsanalysen skapar en ny plattform att utgå i från och ni får helt andra förutsättningar för att lyckas på er digitaliseringsresa och för att hitta det bästa systemet för just er organisation.

‍

I nästa blogg kommer vi att fördjupa oss i hur ni på bästa sätt säkrar upp investeringen ett nytt systemstöd, så titta gärna in här igen för konkreta råd kring olika aktiviteter som gör att er organisation kan få en framgångsrik start på er digitaliseringsresa.

‍