Så säkrar ni upp investeringen

‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Stefan Norell, konsult inom Digital HR på HerbertNathan & Co. Stefan har flerårig erfarenhet av digitalisering inom HR- och löneområdet. Till vardags stöttar han kunder i digitaliseringsprojektens alla olika faser.

‍

Min kollega Charlotte Birgander delade i vår första blogg goda råd och tankar för att lyckas med digital HR. Ett område som hon lyfte då är att vi inom HR inte sällan lägger för mycket tid och kraft på att välja system och tenderar att glömma bort att lägga ett stort fokus på organisationens behov, målbild, förhållningssätt, processutveckling och förankring. I vår andra blogg skrev min kollega Cecilia Sjöstedt om vad ni bör göra för att få gehör för att få genomföra den så viktiga behovsanalysen. I vår tredje blogg beskrev Cecilia också hur ni bör genomföra er behovsanalys med rätt fokus och innehåll.

I just behovsanalysen får vi fram många värdefulla argument kring vårt ”Case for Change”
- anledningen till varför vi bör göra en investering i ett nytt systemstöd. Dessa argument ska vi nu i nästa skede bryta ner till nyttor och effekter som vi även i vissa fall kan göra kostnadsberäkningar på.

Att investera i exempelvis HCM-system är ett stort och viktigt beslut som påverkar hela organisationen och i de flesta fall handlar det om att HR på ledningsnivå behöver kunna beskriva, förklara, motivera och argumentera för varför organisationen behöver systemet. Här räcker det inte med att hänvisa till att ”andra branschkollegor har det” eller att ”vi vill digitalisera oss, lägga mer tid på strategiskt arbete och mindre på administrativa uppgifter”.  

Jag är givetvis medveten om att jag raljerar en aning men det ligger ändå något bakom det hela. För att få budgeten som krävs behövs tydliga och väl förankrade argument som underbyggs med fakta kring behov och nyttor för hela verksamheten, inte bara HR själva eller utvalda delar av organisationen. 

Med utgångspunkt i detta kommer jag i dagens blogg att ge några väl valda tips och råd hur ni inom HR bör göra för att få den budget som behövs för den tänkta investeringen.

‍

Gör en nyttoanalys

Med en väl genomförd behovsanalys där ni har involverat såväl chefer och medarbetare som kollegor i andra stödfunktioner, kommer ni att ha samlat in ett stort antal utmaningar idag, möjliga processförbättringar samt nyttor intressenterna ser med förbättrade processer och systemstöd.

Säkerställ därför alltid att ni i era frågebatterier för intervjuer har frågor till olika intressenter kring förväntad tidsbesparing och strategiska förbättringsmöjligheter. Se även till att i era systeminventeringar inhämta kostnader för de systemstöd som potentiellt kan komma att bytas ut. I workshops och enkäter till cheferna kan ni också ställa frågor kring hur dessa ser på potentiella tidsbesparingar för dem själva och deras team.

Det är dessa inspel och svar ni nu ska ha som grund i er nyttoanalys. Att genomföra en nyttoanalys är ett bra sätt att summera och konkretisera nyttorna för att sedan kunna kommunicera dessa både till beslutsfattare för att få igenom investeringen, men även till organisationen som ett led i förändringsarbetet. 

En nyttoanalys inför en investering i ett HCM-system är inte bara en uppgift för HR-avdelningen. Det är ett tvärfunktionellt arbete som kräver involvering och samarbete från olika delar av organisationen såsom IT, Finans, Hållbarhet, Intern revision m.fl. 

För att vara lite mer konkret kring nyttoanalysen så ger den stöd i att kartlägga och utvärdera både kvantitativa (mätbara) och kvalitativa (icke mätbara) nyttor investeringen kan ge. 

En väl genomförd nyttoanalys resulterar i bättre beslutsfattande, tydligare krav på leverantörer, stöd i dialoger kring ansvar i processer, bättre implementering genom tydliga effektmål och inte minst förankring inom organisationen​. 

I en nyttoanalys brukar vi dela upp nyttorna i följande kategorier:

• Direkt nytta: Nyttor som betalar sig tämligen direkt. Exempel kan vara lägre kostnader till följd av byte av systemstöd och konsolidering av befintliga system, att tiden för administration eller HR-transaktioner kortas ner då en process blir effektivare och att det då krävs färre resurser för att utföra uppgiften etc.
  
  
• Indirekt nytta: Nyttor som kräver att något annat infaller först, eller att något måste göras först. Exempel kan vara ”genom bättre systemstöd kan vi effektivisera och personifiera on-boardingprocessen, få nöjdare medarbetare och öka produktiviteten tidigt i anställningen”.
  
  
• Svårvärderad nytta: Strategisk, kvalitativ nytta som är svår att kvantifiera. Exempel kan vara ”genom bättre systemstöd kan både HR och chefer ägna mer tid åt strategiska frågor och bygga en bättre kultur vilket förbättrar uppfattningen om oss som arbetsgivare och stärker vårt employer brand”. 

Grundregeln är givetvis att alla nyttor bör kunna visa att antingen kostnaderna minskas eller intäkterna ökas, men inom HR är det inte alltid lätt att bara kartlägga minskade kostnader och ökade intäkter eftersom vissa nyttor är mer av kvalitativ karaktär. 

En balans mellan kvantitativa och kvalitativa samt direkta och indirekta nyttor är viktig för att fånga beslutfattares uppmärksamhet och engagemang. Det är också viktigt att ha en tydlig koppling mellan nyttorna och de utmaningar, ”pain points” och risker som organisationen står inför. Genom att visa hur investeringen kan lösa eller minska dessa problem kan man skapa ett starkare ”case for change”. För att ytterligare förstärka kopplingen till verksamhetens utveckling kan man även ”mappa” respektive nytta mot specifika strategiska mål för verksamheten.

De kvantitativa nyttorna behöver ni sedan göra beräkningar på och i dessa nyttjar ni exempelvis era identifierade tidsbesparingar, volymuppgifter och genomsnittlig lönekostnad på intressentgruppen som sparar tid på att nyttan realiseras.

Kvalitativa nyttor nyttjar ni som argument i ert beslutsunderlag och kvantitativa nyttor som ”intäkter” i ert business case där ni jämför era nyttor med kostnaderna för er investering och på så sätt påvisar vinsten med investeringen.

‍

Ta leverantörernas business case med en nypa salt

När man genomför en marknadsanalys inför en upphandling av ett nytt systemstöd inom ”HR-stacken” är det inte ovanligt att leverantörerna erbjuder sina egna välpaketerade business case för att påvisa nyttan och besparingar som just deras lösning kan ge. Det kan vara frestande att använda sig av dessa eftersom de kan spara tid och resurser samt ge ett positivt och övertygande budskap. Här är det dock viktigt att hålla tungan rätt i munnen och vara försiktig när man använder leverantörernas business case eftersom de kan ha flera begränsningar och brister. Några av de vanligaste problemen vi ser med underlagen är att:

• De inte är anpassade till just er organisation, utan baserade på generella antaganden, branschstandarder eller leverantörens egna erfarenheter. Det kan leda till att nyttorna över- eller underskattas, eller att viktiga nyttor missas.
• De inte är transparenta eller verifierbara, utan bygger på oklara eller dolda kalkyler, metoder eller källor. Det kan leda till att nyttorna är svåra att förstå, granska eller ifrågasätta.
• De inte är objektiva eller opartiska, utan utformade för att marknadsföra och sälja leverantörens lösning. Det kan leda till att nyttorna är vinklade, överdrivna eller missvisande.
• De inte dynamiska eller uppdaterade, utan baserade på statiska eller föråldrade data, scenarier eller förutsättningar. Det kan leda till att nyttorna inte tar hänsyn till förändringar, risker eller osäkerheter.

Vi rekommenderar därför alltid att ni gör er egen nyttoanalys och ert eget business case skräddarsydd för den egna organisationen. På så sätt blir beslutsunderlaget mer transparent, verifierbart och därmed mer trovärdigt.

Realisering av nyttor sker inte över en natt

Som min kollega Charlotte var tydlig med i vår första blogg är det viktigt att inte se investeringen i exempelvis ett HCM-system som en engångsföreteelse utan som en viktig del i HRs långsiktiga digitaliseringsresa. Det är inte bara systemet som ska implementeras, utan också de processer, kompetenser och beteenden som krävs för att systemet ska nyttjas till fullo och bli en naturlig del av alla intressentgruppers arbetsvardag. 

Nyttorealisering tar tid och kräver en stor förändringsinsats och det är därför viktigt att ha en realistisk och flexibel syn på nyttorealisering och att vara beredd att hantera eventuella utmaningar eller förändringar som kan uppstå. Vi har sagt det förr och vi säger det igen; underskatta inte vikten av att jobba med förändringsledning redan från start.

För att inte översälja nyttorna i ert business case är vårt råd att ni räknar på en stegvis realisering av nyttorna. Dels påverkar er implementeringstakt tidpunkten för när ni kan påbörja nyttorealisering, dels är det viktigt att vara realistisk när det gäller den förändringsresa ni ska påbörja.

Var realistisk och förväntanshantera

Förväntanshantering är också en central beståndsdel vid nyttorealisering. Om era stakeholders har en realistisk förväntan till resultatet är chanserna för att lyckas – eller till och med lyckas över förväntan – större. Det handlar om att skapa en gemensam förståelse och acceptans för vad investeringen innebär, vad den kan leverera och vad som krävs för att realisera nyttorna. Det handlar också om att undvika att skapa för höga eller för låga förväntningar, som kan leda till besvikelse, frustration eller missnöje. Nedan skickar vi med några saker att tänka på för att förväntanshantera: 

• Kommunicera tydligt och transparent om syftet, målen, nyttorna, kostnaderna, riskerna och tidplanen för investeringen. Använd olika kanaler och metoder för att nå ut till olika målgrupper och intressenter.
• Involvera och engagera de berörda parterna i nyttoanalysen och nyttohanteringsplanen - skapa dialog och feedbackmöjligheter för att fånga upp synpunkter, frågor och behov.
• Uppmuntra och belöna de aktiviteter, leverabler, kompetenser och beteenden som bidrar till nyttorna.
• Följ upp och rapportera om nyttostatus och nyttoåtgärder. Visa framsteg och resultat, samt eventuella avvikelser eller risker. Anpassa och justera planen vid behov.
• Fira framgångar!

Summering

Jag inledde den här bloggen med att raljera lite kring HR och jag hoppas att inte att jag har trampat någon på tårna utan snarare har bidragit till ny kunskap och inspiration när det kommer till att säkra upp investeringen i HR Tech. Att göra en nyttoanalys är avgörande eftersom det ger en tydlig bild av de potentiella fördelarna vilket både krävs för- och underlättar i beslutsfattandet och förankringen. Att mäta nyttorna över tid är lika viktigt eftersom det säkerställer att de förväntade fördelarna faktiskt uppnås i praktiken och inte bara i beräkningarna. Kom även ihåg att ta leverantörernas välformulerade och grafiskt tilltalande business case med en nypa salt samt var realistiska när ni uppskattar tidsperioden för när ni kommer att nå den fulla realiseringen av nyttorna med systeminvesteringen.  

Stort tack för att du läste min blogg. I nästa blogg kommer vi att beröra vilka effekter vi önskar uppnå med investeringen i HR Tech, så titta gärna in här igen efter sommaren. 

Önskar er alla en riktigt fin sommar!