Så lyckas ni med er upphandling av HCM system

‍I denna bloggserie kommer vi att ge konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Charlotte Birgander, Partner och senior rådgivare inom Digital HR på HerbertNathan & Co. Charlotte har mer än 25 års erfarenhet av digitalisering inom HR-och löneområdet och till vardags stöttar hon kunder i digitaliseringsprojektens alla olika faser.

‍

Att upphandla ett HCM-system? Det kan väl inte vara så svårt.

Beror på skulle jag säga. Om ni har utfört en väl genomförd och förankrad behovsanalys så har ni en god grund att stå på och är trygga med vilka effektmål och nyttor ni vill realisera med ert nya systemstöd. Med detta i ryggen kommer ni kunna vara tydligare och tryggare i såväl kravställning som leverantörsdialog.

‍

Bryt ner era behov och detaljera er kravbild

Men räcker det med att veta vad ni behöver och vilka effekter ni vill uppnå för att kunna ta en fördjupad dialog och utvärdera system och leverantörer?

Nej, ni behöver också fördjupa er i själva kravanalysen, ett arbete som i mångt och mycket handlar om att bryta ner era behov i mer detaljerade krav. Vi har i vår tidigare blogg Vilket är det bästa HR-systemet sammanställt råd kring kopplingen mellan behovsanalys – marknadsanalys – kravanalys.

Ett kravanalysarbete är också ett utmärkt tillfälle att fortsätta förankringsarbetet och att etablera en än tydligare bild av olika intressenters krav och förutsättningar.

Tvärfunktionell intressentinvolvering är en nödvändighet för att få till en tydlig kravbild som täcker funktionella krav, tekniska krav, krav på leverantörens leverans- och utvecklingsförmåga, avtalskrav etc.

‍

Arbeta ”holistiskt” i ert utvärderingsarbete

Inte sällan ser vi kravspecifikationer som har ett tungt fokus på funktionella och IT krav, men som däremot saknar krav kopplat till hur implementationsprojektet ska genomföras och hur relationen och samspelet med leverantören ska fungera. Vi förordar att kravbilden är ”holistisk” och att den omfattar helheten så att ni kan få en bred bild över både leverantörens och systemets förmågor.

Krav är egentligen fel ord, för många gånger handlar det  mer om att ställa frågor för att få en förståelse för förmågorna och om det finns förutsättningar för ett långsiktigt partnerskap.

Ni inom offentlig sektor behöver ha en väl genomarbetad utvärderingsmodell som redovisas för leverantörerna, medan det för er i privat sektor inte finns sådana krav. Vi rekommenderar dock alla att ha interna dialoger kring hur ni viktar olika kriterier som funktionalitet, tekniska krav och övriga icke-funktionella krav så som leverantörens/partnerns implementationsförmåga och leverantörens leverans- och utvecklingsförmåga och inte minst användbarhet.

De interna dialogerna kring utvärderingsmodellen styr hur ni ska sätta samman ert upphandlingsmaterial och utgör grunden för en konstruktiv utvärderingsprocess när det väl är dags för det.

‍

Användarvänlighet och medarbetarupplevelse – en nyckelfaktor för framgång

Användbarhet eller användarupplevelse viktas ofta högt i utvärderingsmodellen av såväl projektgrupp som intressenter. Med stöd av er behovsanalys så behöver ni tillsammans med olika användargrupper arbeta fram strukturerade användarfall som bygger på hur ni vill arbeta framöver och har en tyngdpunkt på hur arbetssättet framöver behöver utvecklas för chefer och medarbetare.

I vår blogg Medarbetarcentrerad digitalisering krävs för att nå framgång med ditt HR-system belyser vi vikten av att arbeta med ett medarbetar- och chefsfokus och inte ett HR-fokus i digitaliseringsarbetet och detta gäller så klart även i upphandlingsprocessen.

Ett annat område som förtjänar sina egna användarfall, är systemspecialistens. Varför, kanske ni tänker? Jo, systemspecialisten är den roll som troligtvis kommer att spendera allra mest tid i systemet och då är det ju viktigt att den får goda förutsättningar för att utföra sitt arbete.

Det är också så att ni med väl genomtänkta användarfall i en ”baksidesdemo” kan få insikter i eventuella funktionella brister i systemet och samtidigt få en uppfattning kring hur mycket tid som förvaltningen av systemet kan tänkas ta.

‍

Kostnadskontroll och framtida skalbarhet

Självklart behöver prisbilden också ingå i utvärderingen och vår rekommendation är att ta fram en tydlig prisbilaga som ger er stöd i att identifiera eventuella dolda kostnader, som kan hjälpa er att säkerställa skalbarhet när/om er verksamhet växer och inte minst kan ge er stöd i beräkningen av ”Total cost of ownership” (TCO).

I er utvärdering behöver ni jämföra TCO och inte bara själva kostnaden för molntjänsten och implementationsprojektet som ni får från leverantören. Att även estimera de interna kostnaderna för att förvalta och utveckla systemet krävs, för att ni ska få en helhetsbild.

Leverantörerna har olika prismodeller och vissa har en högre månadskostnad och lägre implementationskostnad medan andra har en modell där implementationskostnaden är högre och månadskostnaden lägre. Det kan vid första anblicken vara aptitligt att implementationskostnaden är låg, men räknar ni på vad det kostar att äga systemet under exempelvis en femårsperiod så kommer man ofta fram till att det kan bli dyrare i slutändan.

‍

Öppenhet och empati för en framgångsrik leverantörsdialog

Efter att ha haft förmånen att arbeta med upphandling både som kund, leverantör och oberoende konsult, så är det ett råd som jag vill belysa extra.

Var öppna i ert material och information till leverantörerna. Vid behov kan ni be dem skriva på en NDA (Non disclosure agreement) eller i alla fall kräva att de behandlar all information från er med konfidentialitet.

Vis av erfarenhet kan jag säga att när ni ger leverantörerna tydlig information om såväl ert nuläge som er målbild, så ger de er mer konkreta svar på era krav i kravspecifikationen och kommer med större sannolikhet genomföra en bättre systemdemonstration. Inför det sistnämnda är det också viktigt att leverantören får tillräckligt med tid att förbereda sig. Att konfigurera systemet för en demo med strukturerade användarfall tar sin tid. Säkerställ därför att leverantörerna får användarfall och schema senast 2-3 veckor före själva systemdemonstrationen.

‍

Ett långsiktigt partnerskap

Om ni behandlar leverantören med respekt och ger dem tillräckligt med information och förutsättningar att lära känna er, så har ni goda förutsättningar för ett långsiktigt och framgångsrikt partnerskap.

I ert avtal med systemleverantör och eventuell systemimplementatör är det A och O att det är tydligt vad varje part ansvarar för. Det gäller i allt från implementationsprojekt, kundvård och support när ni är i drift och ända fram till en potentiell avveckling av systemet.

Om det är ett fastprisprojekt är det än viktigare att ni har ett mycket tydligt statement of work och en projektplan innehållande vad som täcks respektive inte täcks samt vad som görs av leverantören respektive era interna projektresurser. Ni vill inte ha oförutsedda kostnader, behöva involvera fler interna resurser än vad ni har tänkt er och inte heller fastna i icke konstruktiva dialoger kring roller och ansvar när väl projektet är i gång.

‍

Sammanfattningsvis

Behovs- och marknadsanalysen utgör grunden för att ni ska kunna identifiera vilka leverantörer som bör bjudas in att vara med i anbudsprocessen och vår erfarenhet är att 3 är ett lagom antal. Hellre ha få leverantörer som ni spenderar mer tid tillsammans med än flera som bara får mindre tid tillsammans med er.

Fortsätt er intressentinvolvering i kravanalysen för då skapar ni förutsättningar för en än tydligare och bredare kravbild, fördjupad förankring och samtidigt förutsättningar att hitta ett system och en leverantör som stödjer er i den långsiktiga digitaliseringsresan och som fungerar i just er organisations systemlandskap.

Sist men inte minst, se upphandlingen som en intern lärresa. Genom era leverantörsdialoger och inte minst era dialoger med referensföretag kommer ni att få mängder av värdefulla råd kring hur ni på ett framgångsrikt sätt bör arbeta med förändringsledning i projektet och efter driftstart.

Jag lovar er, att med en strukturerad och genomtänkt upphandlingsprocess kommer ni att få mängder av värdefulla erfarenheter samtidigt som ni skapar goda förutsättningar för att lyckas i er långsiktiga digitaliseringsresa.

‍