Så lyckas ni med digital HR

I denna bloggserie kommer vi att ge konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Charlotte Birgander, Partner och senior rådgivare inom Digital HR på HerbertNathan & Co. Charlotte har mer än 25 års erfarenhet av digitalisering inom HR-och löneområdet och till vardags stöttar hon kunder i digitaliseringsprojektens alla olika faser.

Många lärdomar är dragna under årens lopp och att få ge råd kring framgångsfaktorer vid digitalisering inom HR-området är det jag brinner allra mest för. Jag vill ju att alla HR-organisationer ska stå där som hjältar i slutändan, för att de ha bidragit till såväl organisationens långsiktiga hållbarhet som en riktigt god medarbetarupplevelse.

De senaste åren är det många HR-organisationer som har fått en budget för att investera i HR Tech och kanske är det tänkt att pengarna ska gå till ett HR-system eller ett antal mindre systemstöd för enskilda HR-processer. När investeringsmöjligheten uppstår så ser vi ofta att mycket tid och kraft läggs på att välja systemstöd, men att man tenderar att glömma bort att faktiskt lägga ett stort fokus på organisationens behov, målbild, förhållningsätt, processutveckling och förankring – områden som faktiskt är grunderna för att hitta rätt systemstöd och att vara långsiktigt framgångsrik. 

Att lägga tid på att förstå verksamhetens behov och arbeta med förankring i början av sin digitaliseringsresa gör att man vinner mycket tid, kraft och pengar längre fram under resans gång. 

Mina råd kommer att knyta an till just detta och till vikten av att se på digitaliseringsresan som en långsiktig digital transformation av HR och inte som en implementation av ett eller flera systemstöd. 

De viktigaste framgångsfaktorerna för att ni ska lyckas med er digitaliseringsresa vill jag sammanfatta så här:

Omfamna ett digitalt förhållningssätt

Att digitalisera HR är inte samma sak som att implementera ett HR-system, utan handlar i mångt och mycket om att vi inom HR börjar arbeta på ett mer digitalt sätt. Det jag menar med detta är vi inom HR behöver bli än mer anpassningsbara till nya förutsättningar i vår verksamhet och omvärld, att vi stärker våra kompetenser inom HRIT och analys, att vi arbetar med involvering av användarna och ser vår digitaliseringsresa som en möjliggörare för att leverera än bättre och mer innovativa tjänster till chefer, medarbetare och kollegor på andra avdelningar.

‍

Koppla an er digitaliseringsresa till er verksamhets- och People/HR-strategi

Alla organisationer är olika och därför är kopplingen till just er verksamhetsstrategi och People/HR-strategi A och O. Behovsanalysen är en viktig fas där ni bör fördjupa er i just era behov och även säkerställa att er digitaliseringsresa blir prioriterad inom och utom HR-organisationen. 

Säkerställ också att ert digitaliseringsarbete blir en väl integrerad del i er Peopel/HR-strategi då arbetet i mångt och mycket är en möjliggörare för såväl effektiva HR-tjänster, som verksamhetsutveckling och en god medarbetarupplevelse.

‍

Anamma ett utifrån och in perspektiv för att skapa nytta för andra

Begreppet HR-system är egentligen felaktigt eftersom merparten av dagens systemstöd skapar stor nytta för hela verksamheten. Chefer och medarbetare får stöd i den så viktiga dialogen kring prestation, utveckling och belöning, Ekonomi och Hållbarhet kan få kvalitetssäkrade data till extern och intern rapportering, IT kan skapa en mer automatiserad behörighetshantering, kontorsservice kan få stöd i sina uppgifter inför att någon ska börja etc. 

En tidig involvering och analys av olika intressenters behov är därför viktigt för att nå framgång. Desto mer ni kan fokusera på nyttorealisering för andra desto lättare är det att få igenom ert business case och att i slutändan få nöjda användare av systemet.

‍

Säkra upp väl fungerande tvärfunktionella samarbeten

Inte sällan kan det vara lite gnissel i HR:s samarbeten med IT och Ekonomi. Många gånger råder det språkförbistring kring KPI:er eller att ni inom HR inte känner er tillräckligt prioriterade av IT. 

Bjud upp till dans, ställ nyfikna frågor kring deras nuläge och behov och de kommer att bli era medspelare i stället för motspelare. Det är avgörande att ni i såväl projektorganisation, förvaltningsorganisation och extern rapportering  har ett nära samspel med IT och Ekonomi för att lyckas.

‍

Bygg digitala kompetenser inom HR

Framtidens HR-avdelning behöver vara mer intresserade av teknik och alla inom HR behöver ha en grundkompetens och ett intresse för digitalisering som möjliggörare för att utveckla än bättre HR tjänster, en hållbar organisation och en god medarbetarupplevelse.

Några inom HR behöver vara specialister inom HRIT och analytics och det är därför av vikt att ni redan i ett tidigt skede för dialoger kring er framtida förvaltningsorganisation.  För att realisera nyttorna med systemstöden krävs det resurser och arbetssätt för såväl förvaltning och utveckling av system och processer som förändringsledning.

‍

Påbörja en långsiktig resa mot en datadriven HR-organisation

Med utvecklade systemstöd och mer kvalitetssäkrade masterdataprocesser ökar möjligheterna att arbeta mer med analys av data än tidigare. Men även om systemstödet och tekniken finns på plats betyder inte detta att HR automatiskt blir mer data-drivna, utan det krävs en större och medveten förändringsresa inom HR för att steg för steg gå mot ett mer datadrivet arbetssätt.

‍

Arbeta holistiskt i ert förändringsarbete

Sist men inte minst så är det viktigt att se digitaliseringsresan som verksamhetsutveckling som involverar såväl utveckling av roller, ansvar, kompetenser, processer och datastrukturer. 

För att lyckas är det viktigt att ägna mycket tid åt förändringsledning. Att lyckas förändra beteenden och arbetssätt för såväl inom HR som chefer, medarbetare, IT mfl är helt avgörande för att effekter ska kunna uppnås och för att nå långsiktig framgång . Så tänk holistiskt och säkerställ att ni har utsedda personer som är förändringsledare och förändringsagenter i er organisation.

‍

I nästa blogg kommer vi att fördjupa oss inom ämnet behovsanalys, så titta gärna in här igen för konkreta råd kring olika aktiviteter som gör att er organisation kan få en framgångsrik start på er digitaliseringsresa.

‍