‍Så lyckas ni bli en datadriven HR-avdelning

‍I den här bloggserien ger vi konkreta tips för att genomföra en lyckad behovsanalys, marknadsanalys och upphandling. Vi går även igenom vad som är viktigt att tänka på under förberedelser, genomförande av implementationsprojekt samt nyckelfaktorer för en framgångsrik och långsiktig digitaliseringsresa.

‍

Författare till dagens blogg är Lina Lövgren, konsult inom Digital HR hos HerbertNathan & Co. Lina har djup kunskap inom området HR Masterdata och People Analytics och arbetar i uppdrag som rör just dataanalys men även upphandling och implementation av systemstöd inom HR och Lön.

‍

Det har skrivits åtskilliga bloggar och inlägg de senaste åren kring varför analys av personaldata inom organisationer är viktigt, hur man rent praktiskt kommer i gång och på vilket sätt man definierar och räknar ut de nyckeltal som kan anses vara väsentliga för de flesta organisationer. Ambitionen här är inte att tillföra ytterligare en skrivelse om detta, utan i stället att fokusera på den andra sidan av myntet – det förändringsarbete som krävs för att öka nyttjandegraden av våra systemstöd och den data som återfinns i dem.

‍

När jag för drygt åtta år sedan fick i uppdrag att ”bygga något” inom HR-analys hos min dåvarande arbetsgivare, blev det som för många andra fokus på system, datakvalitet, definitioner, nyckeltal och visualisering. Vi kom ganska långt med relativt små medel men det skulle dröja ett tag innan jag insåg att tillförlitliga och snygga dashboards med väl genomtänkta visualiseringar inom relevanta områden inte gav något som helst värde om ingen tog till sig informationen och använde den som ett verktyg i vardagen. 

‍

HR har alltid haft tillgång till mycket data

I vår första blogg “Så lyckas ni med digital HR”, i denna serie om HR-digitalisering, diskuterade min kollega Charlotte kring hur utvecklade systemstöd och mer kvalitetssäkrade masterdataprocesser markant ökar HR:s förmåga att arbeta mer datadrivet och analysbaserat. Hon poängterade dock att tekniken bara är en sida av myntet, en möjliggörare, men att det återigen handlar om ett gediget förändringsarbete för att få utväxling på riktigt. 

‍

Charlotte har helt rätt, det är sällan systemstödens kvalitet som styr användningsgraden av HR-analys. Om vi ser till historien så har HR- och lönefunktioner alltid haft stora mängder data till sitt förfogande – från anställningsavtal till tidsstämplar och löneutbetalningar. Dessutom har lönesystemen, som samlat denna data på ett systematiskt sätt, funnits på den svenska marknaden i över fyrtio år. 

‍

Så hur kommer det sig då, trots tillgång på data och relativt gott systemstöd historiskt sett, att HR inom de allra flesta organisationer inte kommer sig för att prioritera satsningar, optimera processer eller fatta beslut baserat på kvantitativa data? 

‍

En kvalificerad gissning är att många som jobbar inom HR lockas till yrket av sitt intresse för människor och beteenden, det vill säga motsatsen till siffror och binära system. Många gånger råder det tyvärr också ett slags kollektivt mindervärdeskomplex när siffror och statistik kommer på tal. En relevant hypotes i sammanhanget är att det finns en yrkeskultur som i sig självt motarbetar ett datadrivet förhållningssätt inom HR. 

‍

Men är detta ett problem? Inte nödvändigtvis. Att göra HR:s leverans mer datadriven betyder inte att alla som jobbar där ska bli analytiker. Problemet uppstår snarare för att HR inte använder sina styrkor för att motverka konsekvenserna av denna möjliga hypotes – utbildningsinsatser, förändringspsykologi, mobilisering och psykologisk trygghet. Men kanske framför allt, att tillsätta och organisera team där människor får möjlighet att bidra med det som de är bra på och komplettera varandras färdigheter.  

‍

Här följer ett antal områden där HR generellt sett brukar vara starka och som samtidigt spelar en avgörande roll när det kommer till att bli mer datadrivna:

‍

Anställ ny typ av kompetens

Rekrytering är en viktig nyckel för att möjliggöra denna förändringsresa. Alla som arbetar på HR behöver inte, och bör inte, vara beteendevetare eller personalvetare. Våga rekrytera individer med helt andra utbildnings- och erfarenhetsbakgrunder, exempelvis inom sälj, marknad, ekonomi, data eller IT, med starkt engagemang och driv i teknik, processarbete, statistik och dataanalys. Tvärkompetenta team är ofta en nyckel i ett lyckat förändringsarbete där varje individ kan bidra med sin specialistkunskap och sitt engagemang för att lösa gemensamma problem och utmaningar. 

‍

Problemformulera mera

När många HR-avdelningar börjar visualisera sin data så fastnar man alltför ofta i konstateranden. Könsfördelningen är si, åldersfördelningen är så. Vi anställer som mest under denna månad och personalomsättningen ligger på årsbasis runt en viss %. Dessa konstateranden hjälper i stort sett bara i den lagkravsmässiga rapporteringen. En datadriven organisation börjar med en nyfiken och frågvis organisation. En enkel metod för att få mer användning av din data, och dina nya tvärkompetenta team, är att växla över till varför-frågor. Varför ser köns- eller åldersfördelningen ut som den gör? Varför anställer vi historiskt sett fler under oktober än i mars? Varför väljer vissa att säga upp sig? 

‍

Genom att en verksamhetsnära HR-person börja ställa frågor kan dennes mer system- och dataorienterade kollega börja analysera relevanta underlag och skapa handlingsbara insikter som den förstnämnda kan ta till sig, och i rätt lägen, agera på i sin vardag. Om frågorna inte ställs så finns inget att besvara och således inget att lösa, vilket leder till att dina initiativ och investeringar på området riskerar att bli helt ihåliga. 

‍

Prioritera bland HR:s fokusområden utifrån behov och strategi

HR måste identifiera vilka delar av sin förmåga som är av yttersta vikt, men framför allt av relevans, för att stötta organisationens behov och strategi. Det måste således finnas tydliga prioriteringar för vilken typ av HR-arbete som är viktig för just denna organisation. I vissa verksamheter är det kompetensutveckling som främst bidrar till en ökad konkurrenskraft, i en annan är det viktigare med kompensation- och belöningsstrategier. Detta styr i nästa steg även de områden som analysen ska fokusera på.  Är det effektivitet och kvalitet i rekryteringsprocessen som är viktigast, kräver ledningen ett långsiktigt fokus på minskade personalkostnader eller är det medarbetarupplevelsen som är av högsta relevans? Vissa områden och processer inom HR behöver helt enkelt stå tillbaka till förmån för andra. Att våga rikta bort fokuset från dessa och att våga släppa gamla rutiner är effektiva sätt för att frigöra resurser och energi som kan fokusera på det som behövs just nu.  För att få utväxling krävs helt enkelt prioritering.

‍

Satsa på utbildningsinsatser inom HR-analys

Återigen, meningen är inte att alla på HR ska utöva dataanalys på vardaglig basis, men samtliga ska veta vilka verktyg och vilken information som finns tillgänglig för dem samt hur de lyfter uppkomna problemställningar till rätt instans för djupare analys. Säkerställ därför att HR ute i linjen får löpande utbildning i hur de kan använda rapporter, dashboards och andra analysverktyg i sin vardag. 

‍

Data som komplement vid beslutsfattande

Framöver kommer det bli allt viktigare att föra kvalitativa diskussioner om vilken roll data bör ha som stöd i beslutsfattande processer. För att verkligen få värde ur data krävs en gemensam och kontinuerlig dialog kring hur vi använder informationen, samt om de metoder vi har på plats är tillförlitliga och rättvisande. I vissa organisationer har chefer fått lämna sina roller enbart på grund av hög personalomsättning inom deras avdelningar, utan att någon fördjupad analys av orsakerna har gjorts. I stället för att enbart reagera på siffror, bör HR tillföra sina unika styrkor och tillsammans med andra analysera varför resultatet ser ut som det gör, innan åtgärder beslutas. Data ska i beslutsfattandet fungera som ett komplement – en del av ett större sammanhang – vilket blir särskilt avgörande när AI bidrar med insikter och slutsatser. Att förstå data som en värdefull pusselbit, men inte som hela bilden, är centralt för att balansera objektiva fakta med mänsklig bedömning och erfarenhet.

‍

Starta smått, iterera och optimera över tid

Förändringar behöver inte vara skrämmande eller ens särskilt ansträngande. Börja med små projekt och implementera gradvis nya arbetsmetoder och systemstöd. Säkerställ exempelvis först att ni på ett effektivt sätt kan få fram de underlag som efterfrågas för den externa- och interna rapporteringen. Lägg därefter kraft på analys och systematisk uppföljning inom de prioriterade områden som lyfts fram som viktiga av ledningen och i företagets strategi. 

‍

Sammanfattning

Att implementera ny teknik och nya system är viktiga steg mot att göra HR:s leverans mer datadriven, men det är bara en del av lösningen. För att verkligen få utväxling av de möjligheter som nya verktyg erbjuder krävs förändrade arbetssätt och väl avvägda prioriteringar, men också modet att våga komplettera teamet med nya kompetenser och personer med icke-traditionell HR-bakgrund. System kan underlätta, men det är HR:s förmåga att kraftsamla kring yrkesrollens traditionella styrkor som kommer att göra skillnad på riktigt. 

‍

I nästa blogg, som är den sista i vår serie, kommer vi att fördjupa oss i hur du optimerar samarbetet med din systemleverantör. Så titta gärna in här igen för konkreta råd kring hur er organisation kan få en framgångsrik digitaliseringsresa.