Så får ni leverantörssamarbetet att fungera

‍‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt. Samt vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.
‍

Författare till dagens blogg är Charlotte Birgander, Partner och senior rådgivare inom Digital HR på HerbertNathan & Co. Charlotte har fler än 25 års erfarenhet av digitalisering inom HR-och löneområdet och till vardags stöttar hon kunder i digitaliseringsprojektens alla olika faser. 

‍

Då börjar vi närma oss slutet i denna bloggserie som vi kallar HR-digitaliseringsskolan och med denna blogg vill vi passa på att ge er ett antal råd kring hur ni ska göra för att etablera ett fint och långsiktigt partnerskap med era leverantörer.

‍

Jag har under min karriär haft den fantastiska förmånen att få vara kund, leverantör och nu i min nuvarande roll vara leverantörsoberoende rådgivare inom Digital HR och lön. En av mina viktigaste uppgifter i min nuvarande roll är att få agera ”tolk” mellan kunder och leverantörer i såväl upphandlingsprocesser som i uppdrag där relationerna är i stå och där samspelet behöver optimeras. Jag är också ”matchmaker” på så sätt att jag guidar kunder genom behovsanalyser och ger stöd i matchningen mellan kundens behov och systemstödens förmågor.

‍

Mina första 15 år i karriären tillbringade jag inom olika HR-organisationer och i många av dem arbetade jag även med digitalisering. Det var många gånger jag irriterade mig på att leverantörerna inte kunde se på världen och våra behov på samma sätt som vi gjorde. Varför var det så svårt för dem?
‍

Efter ett antal år på kundsidan bytte jag sida och blev chef inom löneoutsourcing-verksamheten hos två stora systemleverantörer och fick förmånen att få ett nytt perspektiv på leverantörsamarbete. Det blev lite lättare att förstå leverantörens utmaningar, men om jag ska vara helt ärlig hade jag fortfarande en stor del av mitt hjärta kvar på kundsidan. Det var nog också därför jag för åtta år sedan beslöt mig för att bli leverantörsoberoende rådgivare.

‍

Så vad har jag då lärt mig av alla dessa perspektivbyten? 

En av mina viktigaste lärdomar handlar om det som vi i flera av våra tidigare artiklar har skrivit om, dvs. att man inte når framgång bara genom att upphandla och implementera ett systemstöd. Det handlar om att om att arbeta holistiskt med HR:s digitaliseringsresa, dvs. att ha ett fokus på processer, organisation, data, kompetenser och systemstöd. 
‍

Jag stöter dagligen på organisationer som uttalar sig om att deras system och leverantör inte är bra, men när jag gräver vidare är det inte sällan så att man har haft en orimlig förväntansbild kring vad systemet kan göra, att organisationen inte har arbetat tillräckligt med sin interna förändringsresa och att man inte har en förvaltnings- och utvecklingsorganisation värd namnet. Inget system i världen blir bra om vi inte tar hand om det och vidareutvecklar det efter vår organisations unika behov.

‍

Skapa bästa möjliga förutsättningar från början

Vi har i flera av våra bloggar varit inne på vikten av att göra en god behovs- och marknadsanalys och när det gäller leverantörssamarbete är det i denna fas man lägger grunden för ett framgångsrikt samarbete. Om ni som kund inte vet tillräckligt om era behov, eller er organisations unika egenheter eller om ni inte har en tydlig bild av vad ni vill uppnå med ert nya systemstöd, blir ni ingen bra köpare/kund. Alla systemstöd passar definitivt inte alla organisationer och det systemstöd ni ska välja ska passa in i just ert unika systemlandskap och i er organisation. 
‍

Genom att veta mer om era behov och kommunicera detta till leverantörerna ger ni också dem bättre förutsättningar att kunna agera bra i såväl systemvisningar och teknikmöten, som i skriftliga svar under upphandlingsskedet. De vill inte heller ha en kund som blir missnöjd eller har felaktiga förväntningar på systemstöd eller leverantör.

‍

Utvärdera leverantörernas förmågor holistiskt

Självklart finns det leverantörer som har buggar i systemen, inte har kvalitetssäkrade testprocesser, dålig releasehantering, inte vet tillräckligt mycket om kundernas behov eller har glapp mellan utvecklingsorganisationen och support/säljorganisationen. Detta är områden som är viktiga att utvärdera i en upphandlingsprocess. 
‍

Vi brukar säga att man ska utvärdera system och leverantör holistiskt och med det menar vi utifrån funktionalitet, användbarhet, pris, teknik/IT-säkerhet och de väl så viktiga kriterierna leverans- och utvecklingsförmåga. 
‍

Leveransförmåga handlar om hur det är att leva med leverantören och hur det är att implementera systemet. Utvecklingsförmåga handlar om hur väl leverantören utvecklar sitt systemstöd och sina tjänster, i takt med omvärld och kundbehov. Om man tvärfunktionellt gör en djupgående analys av detta och även arbetar med referenstagning så får man förståelse för hur stark leverantören är inom dessa områden.
‍

När man väl har kommit fram till vilket systemstöd/vilken leverantör man har bäst match med ska man i avtalet säkerställa att det finns styrmekanismer som exempelvis samarbetsmodeller, service level agreements och eskaleringsvägar i både implementationsprojekt och efter go live.

‍

Om ni hamnar i otakt

Om det ändå blir så att ni hamnar i ett illa fungerande samarbete med er leverantör, är mitt råd att ni bör börja med att rannsaka er själva. Har ni gjort allt rätt? Om inte, var ödmjuka kring vilka delar ni själva behöver utvecklas inom. Bjud in till möte med leverantören, kräv att någon överordnad chef till er kontaktperson är med och säg att mötet ska handla om en dialog kring hur ni ska kunna optimera ert samarbete. Under mötet bjuder ni in till en dialog där båda parter ges möjlighet att ge förslag kring hur samarbetet kan optimeras och se till att ni har en plan med konkreta aktiviteter efter mötet. Se också till att boka ett uppföljningsmöte för att följa upp hur det går med er åtgärdsplan.
‍

Tycker ni att leverantören är långsam i sin utveckling av systemet eller förstår för lite kring era behov, undersök om ni kan få vara pilotkund eller ingå i en referensgrupp. Jag lovar att ni får lite ”VIP-status” och med det kan ni ofta påverka leverantörens roadmap och kanske till och med få extra prioritet i era supportärenden.

‍

Sammanfattningsvis 

Samarbetet mellan er och leverantören påbörjas redan i upphandlingen och det är då ni behöver utröna vilka förutsättningar ni har för ett långsiktigt och lyckat partnerskap. I detta initiala skede handlar det om att avgöra om ni har en god match er emellan.
‍

Att kunna förändras och utvecklas över tid är också viktigt. I ett partnerskap handlar det i många fall om att säkerställa en tydlig och rak kommunikation kring båda parters behov av att utvecklas. Det är inte bara en part i ett förhållande som behöver utvecklas och innan ni går på i ullstrumporna mot leverantören, reflektera över om ni själva skulle kunnat gjort något annorlunda.
‍

Ibland blir det fel från början och detta kan vara svårt att rätta till. Kanske är det då dags att avsluta relationen, för ingen mår bra av att hamna i otakt och osämja. Se då till att dra lärdom av vad som gick fel i er förra relation och säkra upp att ni på er sida agerar efter bästa förmåga för jag lovar att då kommer ni att få ett långt mer lyckat partnerskap med nästa leverantör!

‍

Varmt lycka till med att utveckla era fortsatta leverantörssamarbeten och självklart även er fortsatta digitaliseringsresa!

‍

_{Bild hämtad från Pixabay.}