Orden – som kväver möten

Missförstånd och konflikter mellan medarbetare och chefer, känslor av utanförskap och att man inte blir lyssnad på samt avsaknad av en gemensam bild för processer, beror till stor del på dålig kommunikation. I denna artikel diskuteras vilken roll ord – och visualisering - har för möten.

Möten utgör en fundamental del av en organisations kultur, där idéer utbyts och beslut som ska föra organisationen framåt fattas. Hur dessa möten kan optimeras har det skrivits spaltkilometer om, men det finns vita, tomma fält.

Dåliga möten kostar miljarder

Det har forskats och skrivits mycket om slöseriet vid möten. I en artikel i VD-tidningen hävdades det att slösmöten kostar svenska företag 75 miljarder kr per år. En annan artikel i Affärsvärlden menade att det snarare var 177 miljarder kr. En undersökning av Steven Rogelberg, professor i organisationsvetenskap vid University of North Carolina, kom fram till att företag i snitt förlorar 280 000:- per anställd och år (!) på dåliga möten. Dessa studier betonar främst det ekonomiska perspektivet. Samtidigt finns kritiken från anställda att mötena inte levererar. De känner sig utanför. Det pratas om korvstoppning. Man kommer inte ihåg. Människor tolkar mötena olika.

Lösningarna kan handla om man ska ha fler korta möten, ståmöten, möten med fler formella beslutspunkter, möten med färre deltagare etc etc.

Orden

Ändå pratas det alldeles för lite om ett grundläggande problem, vilket är temat för denna artikel; nämligen orden.

Nu rycker du kanske till. Kan verkligen användning av ord leda till kommunikationsproblem? Ord gör ju att vi kan prata om precis allt? Ord möjliggör ju dialog! Allt vi gör är ju att vi baserat på ord; rapporter, dokument, e-post; ja till och med varje samtal.

Men…

• Kommer du ihåg en enda mening du hörde igår? Ändå är orden norm både i utbildning och på möten.
• Vad gör att du förstår hur staden du turistar i ser ut; tio ordrika vägbeskrivningar eller en visualiserad karta?
• Ord som ligger till grund för beslut behöver läsas eller höras och ofta kommas ihåg. Men du behöver inte komma ihåg en karta, ritning, eller musiknoter; de låter sig både förstås och utvecklas utan att du memorerar informationen. Efter ett långt ordrikt beslutsmöte kan deltagare inte ha informationen medvetandegjord, när de viktiga besluten ska tas. Man har glömt. Visualisering minskar den risken.
• När du säger ”I see”, så betyder det ordagrant att du ser – och du förstår. InSIKTer handlar om seende och inFORMation handlar om form. Grafisk form och bra vyer ger insikter och förståelse.
• När linjärt skriven text bär en betydelse i taget, visar visualiseringar informationen där den hör hemma och den kan ”läsas” från flera olika håll, som du läser en karta.
  

Vad är ord?

Är ord själva informationen? Nej, inte ofta! De är bara ett av många sätt att bära information på och tyvärr är det ofta väldigt svårt att både komma ihåg, få en överskådlighet och utveckla informationen.

Jag är övertygad om att ord – dessutom ofta oformaterade – aldrig är det bästa sättet att bära information om en komplex verklighet.

Om orden är munnens språk så är potent visualisering hjärnans språk.

Johan Lundell

Grundare av visualiseringsbolaget Nodd AB

‍