Medarbetarcentrerad digitalisering krävs för att nå framgång med ditt HR-system

‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt. Samt vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Marie Rockström, seniorkonsult på HerbertNathan & Co med över 15 års erfarenhet av HR. Hennes tidiga intresse för teknik ledde henne till studier inom organisationspsykologi och systemvetenskap. Vilket resulterat i att hon med framgång och glädje drivit otaliga digitaliseringsprojekt. Marie hjälper kunder med hela resan från strategi till behovsanalys, upphandling och implementation av systemstöd inom HR, Lön och tid- och bemanningssystem.

‍‍

Digitaliseringen har revolutionerat våra liv och våra organisationer, möjliggjort snabbare affärsprocesser, global marknadstillgång och förbättrad kundinteraktion. Organisationer som lyckas med digitalisering upplever ökad innovation, snabbare tillväxt och högre lönsamhet. Men digitalisering handlar inte bara om att införa nya verktyg; det kräver förändrade arbetssätt och beteenden. Ett viktigt steg för att kunna digitalisera HR-processerna är att upphandla rätt HR-system. Många organisationer misslyckas på grund av att de väljer system utan att förstå medarbetarnas behov. För att lyckas måste fokus ligga på medarbetarupplevelsen, där processer justeras för att skapa en positiv medarbetarupplevelse som leder till högt medarbetarengagemang.

Charlotte Birgander delade i denna series första blogg, Så lyckas ni med digital HR, goda råd för en framgångsrik digitalisering av HR. Ett område hon lyfte i den bloggen är att HR lägger mycket tid och kraft på att välja system, men tenderar att glömma bort organisationens behov, målbild och förutsättningar - vilket leder till att önskade effekter uteblir. Hade HR istället fokuserat på medarbetarupplevelsen under upphandlingen hade resultatet kunnat bli annorlunda. Faktum är att en god medarbetarupplevelse kan ha en betydande inverkan på lönsamheten. Studier har visat att företag med engagerade medarbetare har högre kundnöjdhet och vinstmarginaler jämfört med företag där medarbetarna är mindre engagerade. En hög medarbetarupplevelse kan leda till upp till två gånger högre kundnöjdhet och företag med engagerade medarbetare har 8,6 procentenheter högre vinstmarginal än företag med uttråkade medarbetare. I denna blogg konkretiserar vi vad medarbetarcentrerad digitalisering är och vad den gör, så att din digitaliseringssatsning blir framgångsrik.

‍

Digitaliseringsmognaden är avgörande för organisationers framgång

Det är tydligt att organisationer som lyckas med sin digitalisering är mer innovativa, växer fortare och tjänar mer pengar. Det finns ett starkt samband mellan ett företags tekniska mognad och dess affärsresultat. 2018 genomförde McKinsey & Company en studie kallad ”Tech-enabled transformation”. Man utvärderade då strax över 150 företag, utifrån fler än 100 faktorer rörande deras teknikanvändning (till exempel dataplattformsarkitekturen) och kompetens.  Svaren kategoriserades och placerade organisationerna i ett spektrum som sträcker sig från digitala ”ledare” till ”eftersläntrare”.  

Undersökningen pekade på att organisationens digitaliseringsmognad hade en påverkan på den genomsnittliga årliga tillväxttakten för intäkter och det finansiella värdet på tre års sikt. Och de digitala ledarna gjorde bättre ifrån sig än eftersläntrarna både i fråga om de här måtten och andra. 

‍

Digitalisering innebär stora förändringar även för HR

Av ovan anledning och många andra är organisationer angelägna om att digitalisera sig, att införa den senaste tekniken, tillämpa avancerad analys och utnyttja data för att förbättra resultatet och nå nya affärsframgångar. För HR innebär digitaliseringen en transformation av olika HR-processer. Och processerna förändras förhoppningsvis mer än att bara byta ut excel mot ett HR-system. Digitalisering handlar nämligen inte om att införa nya IT-verktyg utan om att förändra våra arbetssätt och beteenden.  

Ett viktigt steg i HR:s digitaliseringsresa är att upphandla och implementera ett HR-system. Detta eftersom ett nytt system skapar möjlighet att utveckla processer för att främja ett smartare och effektivare arbetssätt. Det är väl en relativt enkel uppgift att köpa system, tänker många. Det är väl bara gå på en HR-systemmässa, välja, köpa, plugga in och digitaliseringen är klappad och klar? Eftersom digitaliseringen handlar om att förändra arbetssätt är det inte riktigt så enkelt. Det finns flera stora hinder som kan stå vägen. Exempelvis att kulturen är fel, det saknas förändringsledning eller initiativet stannar vid att enbart bli en strategi. Ett mer grundläggande och vanligt förekommande problem är att många organisationer helt enkelt köper fel system. Framför allt för att de inte lyckats förstå vem de köper HR-systemet för. 

‍

Digitalisera utifrån medarbetarnas perspektiv för att öka er vinstmarginal och få nöjdare kunder

Organisationer är olika men det finns ett flertal gemensamma faktorer som påverkar vilket system man väljer, som exempelvis teknik, pris, funktionalitet och användarvänlighet. Men kanske den viktigaste faktorn, som inte har fått full genomslagskraft än, är den så kallade medarbetarupplevelsen. Vilket är lite lustigt eftersom den har visat sig ha en betydande inverkan på en organisations framgång. 

Forskning visar att det finns ett direkt orsakssamband mellan medarbetarupplevelse och medarbetarengagemang. Ju bättre upplevelse, desto mer engagerade medarbetare. Organisationer med engagerande medarbetare har 8,6 procentenheter högre vinstmarginal än de med uttråkade medarbetare. Denna statistik kommer från en lite mindre undersökning i Sverige gjord av Brilliant Future, men en större genomförd studie från IBM Smart Workforce Institute har visat att en positiv medarbetarupplevelse också påverkar organisationens ekonomiska resultat positivt. De organisationer som får höga poäng när det gäller medarbetarupplevelse redovisar nästan tre gånger högre avkastning på tillgångar och dubbelt så hög avkastning på försäljning jämfört med organisationer med låga poäng. ​ Det finns också en tydlig koppling mellan nöjda och glada medarbetare och nöjda kunder. Ett antal rapporter visar på sambandet och en mycket relevant är Andrew Chamberlains och Daniel Zhous, vid rekryteringssajten Glassdoor, analys och resultat som publicerats i Harvard Business Review. Deras studie visar att en hög medarbetarupplevelser ger upp till 2 gånger högre kundnöjdhet. ​Kunderna får alltså en mer positiv upplevelse av företaget med engagerade och entusiastiska representanter. 

Medarbetarupplevelsen är därför det första steget i orsakskedjan mot ökad organisations-prestation, eftersom positiva upplevelser och ökat engagemang i sin tur påverkar de anställdas prestationer positivt.

‍

Medarbetarcentrerad digitalisering handlar om känslor – inte teknik

Allt för ofta sätts likhetstecken mellan medarbetarupplevelsen och användarvänlighet men det är mycket mer än så. Begreppet innefattar medarbetarens alla känslor kring organisationen och arbetet och inkluderar all interaktion som en medarbetare har med arbetsgivaren. För att kartlägga medarbetarupplevelser sätter man på sig medarbetarnas glasögon och analyserar deras upplevelser från första anställningsintervju fram till deras sista dag på arbetet.  Syfte med arbetet kring medarbetarupplevelsen är att skapa meningsfulla upplevelser genom att påverka medarbetarens känslor vid vissa moment.​ Att skapa engagerade medarbetare handlar om att skapa engagerade individer. Eftersom varje individs behov är unikt kan uppgiften snabbt bli komplicerad men vi ska bena ut hur vi kan göra detta. 

‍

Vad behövs för att lyckas med en medarbetarcentrerad digitalisering

Här kommer några goda råd, från någon som arbetat länge med just detta, kring hur du lyckas genomföra en medarbetarcentrerad digitalisering. Och på så sätt skapar förutsättningar för ett ökat engagemang och ökad lönsamhet: 

‍

1. Bit i det sura äpplet – Prioritera medarbetarupplevelsen före HR-avdelningens behov 

Medarbetarupplevelsen handlar om att ändra arbetsplatsen och dess rutiner för att få medarbetare att trivas, inte att ändra medarbetarens förfaringssätt att passa arbetsplatsens rutiner. Därmed kan du som beställarfunktion behöva göra avkall på dina egna preferenser för att bättre tillfredsställa medarbetarna. Du kanske till exempel måste prioritera ner effektiviteten i HR:s rekryteringsprocess till förmån för det system som ledarna skattar högre. Ledare är även medarbetare och genomgår upplevelser.  Kan kännas surt men tänk på vad du vinner i andra änden med till exempel lägre personalomsättning och högre nöjdhet hos medarbetarna.  

‍

2. Identifiera vid vilka moment systemstödet påverkar medarbetarupplevelsen

Medarbetarupplevelsen kan delas upp i två sfärer, en arbetsplatsrelaterad och en personlig. Inom dessa två sfärer så finns det ett antal kontaktpunkter där interaktionen sker som påverkar medarbetarupplevelsen. Arbetsplatsrelaterade kontaktpunkter är kollegor, kunder, ledare/chefer, den fysiska arbetsplatsen, system och teknologi och arbetsprocesser. I den privata finns ambitioner, privatekonomi, resor till och från arbetet, familj, hälsa och hem. Ett lönesystem påverkar till exempel både teknologi och arbetsprocesser, men det har också en koppling till en medarbetares privatekonomi eftersom fel på lönen påverkar just detta. När du väl fångat vilka beröringspunkter som finns och mellan medarbetare och systemstöd så vet du också vilka processer du ska kartlägga närmare.

‍

3. Undersök var skon klämmer

Nu är det dags att ta reda på hur medarbetaren upplever beröringspunkterna.  Du kan göra det genom intervjuer, enkäter, studera medarbetare under vissa moment ute på deras arbetsplats eller låta medarbetare vara med och utvärdera när systemleverantören presenterar systemet. Kan du utföra alla dessa åtgärder så är det självklart det bästa. Jag hjälpte nyligen en kunds HR-avdelning med en enkät till alla medarbetare, uppdelat per roll eftersom systemstödet såg annorlunda ut för de olika rollerna, och resultatet blev lite av en överraskning. HR-avdelningens uppfattning kring nuvarande systemstöds funktion och prestation stämde inte alls med medarbetarnas uppfattning. De skruvade om rejält i sin prioritering och är nu på god väg att hitta sitt nästa systemstöd som hjälper hela organisationen, inte bara HR. 

‍

Om ni går igenom de ovanstående stegen har ni kommit en bra bit på väg i er digitaliseringsresa, att välja rätt systemstöd för er organisation. Ni är då med och bidrar till att skapa en arbetsplats där medarbetarna vill och kan leverera sitt bästa - vilket i sin tur stärker förutsättningarna för att öka er kundnöjdhet och vinst.

‍

Sammanfattning

För att lyckas med digitalisering inom HR krävs ett medarbetarcentrerat fokus där medarbetarupplevelsen sätts i första rummet. Genom att förstå och prioritera medarbetarnas behov vid val och implementering av HR-system, kan organisationer inte bara förbättra sina interna processer utan också öka medarbetarengagemanget, vilket leder till högre kundnöjdhet och bättre affärsresultat. Viktigt är också att ha en hög digitaliseringsmognad, då det säkerställer att organisationen är redo att utnyttja de tekniska möjligheterna fullt ut och integrera dem på ett sätt som verkligen främjar medarbetarnas upplevelse och företagets långsiktiga framgång.

‍

I nästa blogg i vår serie om HR-digitalisering så kommer vi att fördjupa oss inom ämnet Upphandling, så titta gärna in här igen för konkreta råd kring olika aktiviteter som gör att er organisation kan få en framgångsrik start på er digitaliseringsresa.