Inför systemimplementation – förbered er på bästa sätt ‍

‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

Författare till dagens blogg är Stefan Norell, konsult inom Digital HR på HerbertNathan & Co. Stefan har flerårig erfarenhet av digitalisering inom HR-och löneområdet och till vardags stöttar han kunder i digitaliseringsprojektens alla olika faser.

‍

Om ni hängt med från början i HR-digitaliseringsskolan och hela vägen hit har ni kanske lista ut att det vankas implementation, eller åtminstone förberedelser inför implementationen.

Att implementera ett nytt HR- eller lönesystem är en komplex och utmanande process för alla organisationer.  Implementering innebär inte bara tekniska förändringar utan påverkar hela organisationen, inklusive arbetsflöden, kultur och medarbetares dagliga rutiner.

Utan rätt förberedelser kan projektet försenas, bli dyrare och riskera misslyckande. Många underskattar vikten av grundliga förberedelser, vilket ofta leder till att systemet inte lever upp till förväntningarna eller att medarbetarna inte är redo för de nya arbetssätten. Det är därför viktigt att investera tid och resurser i att förbereda organisationen inför implementationen. I denna blogg delar jag några tips och råd om hur ni bäst kan göra detta.

‍

Allokera resurser och sätt samman en stark projektgrupp

Ett vanligt misstag vid implementationer är att underskatta mängden resurser som krävs för att lyckas med projektet. Därför är det avgörande att planera för resursallokering redan i förberedelsefasen och sätta samman en dedikerad projektgrupp tidigt. Börja med att kartlägga vilka kompetenser och resurser som behövs under införandets olika faser och se till att nyckelpersoner får tid att fokusera på implementationen genom att avlasta dem från andra arbetsuppgifter. De resurser som varit inblandade i upphandlingen är bra att nyttja även i införandet eftersom de redan besitter mycket erfarenhet och kompetens kring projektet. Budgetera även för eventuella externa resurser om ni inte har egna resurser eller kompetensen inom företaget. Sätt sedan ihop en tvärfunktionell projektgrupp med representanter från HR, Lön, IT, Ekonomi och verksamheten. Detta säkerställer att olika perspektiv och behov beaktas. En tydlig ansvarsfördelning är avgörande, och projektledaren bör ha rätt kompetens för att hålla samman arbetet och fungera som kontaktyta både internt och externt.

‍

Definiera beslutsmodellen

En annan kritisk del av förberedelserna är att ta fram en tydlig beslutsmodell för implementationen. När komplexa system ska införas är det viktigt att alla vet vem som har befogenhet att fatta beslut i olika skeden av projektet. En beslutsmodell skapar struktur och tydlighet kring vem som ansvarar för vilka beslut, hur dessa ska fattas, och vilka avdelningar som behöver konsulteras. Beslutsmodellen bör innehålla:

Beslutsnivåer – definiera vilka beslut som kan tas operativt av projektgruppen och vilka som måste förankras högre upp i organisationen. Säkerställ även att Projektledaren ges rätt mandat för att inte behöva gå till styrgruppen för att fatta alla beslut.

Roller och ansvar – tydliggör vem som äger beslut kring systemets funktionalitet, budget och tidplan.

Eskaleringsvägar – specificera hur eventuella problem ska eskaleras och vilka personer eller grupper som ska involveras vid kritiska beslut.

‍

Planera för utbildning och kompetensutveckling

Utbildning är en viktig del av en lyckad implementering, men det börjar inte under projektet – det börjar redan i förberedelsefasen. Innan införandet startar bör ni planera för hur utbildningen av användarna ska genomföras. Identifiera de medarbetare som kommer att använda systemet mest, och fundera över vilka behov av utbildning som finns inom olika delar av organisationen.

Ett tips är att utse "Superusers" i ett tidigt skede, det vill säga nyckelpersoner som får extra utbildning och sedan kan agera som interna ambassadörer, utbildare och systemexperter när systemet väl är på plats. Detta kan skapa trygghet i organisationen och bidra till en smidigare övergång när systemet väl börjar användas.

‍

Gör en risk- och intressentanalys

Innan ni går in i själva implementationsprojektet är det viktigt att göra en genomgripande riskanalys. Genom att identifiera potentiella risker kan ni förbereda er på hur dessa ska hanteras om de skulle uppstå. Det kan handla om tekniska utmaningar, resursbrist eller tidplaner som är för optimistiska. Att ha en beredskap för hur dessa risker ska hanteras gör att ni kan agera snabbare och mer strukturerat om något skulle gå snett.

En intressentanalys är också avgörande för att förstå vilka grupper och individer som kommer att påverkas av systemet och implementeringen. Identifiera vilka som är mest beroende av systemets funktionalitet, vilka som har makt att påverka projektet och vilka som kan tänkas ha motstånd till förändringen. Genom att kartlägga era intressenter kan ni planera för hur ni bäst kommunicerar och engagerar dessa grupper under hela implementeringsresan. Det skapar bättre förutsättningar för att säkra deras stöd och engagemang redan från början.

‍

Skapa en tydlig kommunikationsplan

Tydlig kommunikation är en förutsättning för att hålla hela organisationen informerad om vad som händer och varför. Genom att skapa en kommunikationsplan redan i förberedelsefasen kan ni säkerställa att alla berörda parter är med på banan och känner sig delaktiga i förändringen.

Kommunikationen bör inkludera tydliga mål för implementeringen och de förväntade fördelarna med det nya systemet. Tydliga budskap om vad systemet innebär, vilka förändringar som kommer att ske, och hur det kommer att gynna verksamheten kan skapa en positiv attityd och minska motståndet till förändringen.

‍

Tydliggör era processer och förväntningar

Det också viktigt att ha en tydlig bild av era nuvarande processer och hur dessa kommer att förändras med det nya systemet. Genom att kartlägga och dokumentera era befintliga arbetsflöden kan ni säkerställa att ni inte bara överför ineffektiva processer till det nya systemet, utan snarare förbättrar och effektiviserar dem.

Ta fram en översikt över vilka HR-processer som kommer att påverkas av det nya systemet, fundera över vilka förändringar ni vill göra och investera mycket tid på processutveckling. Att ha klara och tydliga förväntningar kring hur systemet ska stödja organisationen och dess mål gör att ni lättare kan prioritera rätt under införandet.

‍

Säkerställ att er data är redo

En av de kanske mest kritiska förberedelserna inför systeminförandet är att säkerställa att all HR- och lönerelaterad data är korrekt och uppdaterad. Många organisationer underskattar hur tidskrävande och komplex denna process kan vara. Börja därför i god tid, redan under förstudien och upphandlingen, med att gå igenom era nuvarande system och databaser för att rensa bort inaktuell eller felaktig information. Jobba med löpande registervård, se över strukturen på data och se till att den är konsekvent och välorganiserad.

‍

Ställ realistiska förväntningar och förbered för förändring

För att skapa förutsättningar för ett smidigt införande är det viktigt att organisationen har realistiska förväntningar på vad förändringen kommer att innebära. Att införa ett nytt system innebär nästan alltid en inlärningskurva och en övergångsperiod där både processer och arbetssätt förändras. Kommunicera tidigt och tydligt att det kan ta tid att anpassa sig till det nya systemet och att det är normalt med initiala utmaningar.

Förbered organisationen för förändringen genom att skapa en plan för förändringshantering. Det kan innebära att erbjuda extra stöd till avdelningar som är mer påverkade, skapa interna forum för feedback eller att säkerställa att det finns resurser tillgängliga för att svara på frågor och hjälpa till med justeringar. Genom att förbereda organisationen för förändringen kan ni minska osäkerhet och motstånd.

‍

Sammanfattning:

Genom att förbereda er väl innan implementationsprojektet startar – från att sätta ihop en dedikerad projektgrupp och säkerställa att data är korrekt, till att genomföra risk- och intressentanalyser och kommunicera tydligt – lägger ni grunden för en framgångsrik implementation. Att förbereda organisationen och sätta upp rätt förväntningar ger er ett försprång när projektet väl drar igång och ökar chanserna för en smidig övergång till det nya systemet och processerna.

Stort tack för att du läste min blogg. I nästa blogg kommer vi ta vidare våra förberedelser och dela med oss av nyckelelement för framgångsrika implementationer, så titta gärna in här snart igen.