‍Effektiva strategier för förändringsledning: En metodik för framgångsrik digital transformation

‍I denna bloggserie kommer vi att ge konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt, vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

‍

Dagens blogg är skriven av Terhi Benjaminsson, en erfaren och Prosci-certifierad förändringsledare samt seniorkonsult hos HerbertNathan & Co. Med över 20 års erfarenhet av digitalisering har Terhi djup expertis i att leda förändringsprocesser. Hon har guidat sina kunder genom hela resan – från strategi och behovsanalys till upphandling och implementering av systemstöd inom verksamhetsprocesserna för HR, lärande och ekonomi.

‍

I en värld där förändring är den enda konstanten, står de flesta organisationer inför utmaningen att snabbt anpassa sig för att överleva och växa. Digitalisering spelar en avgörande roll i detta, där nya teknologiska lösningar leder till förändrade processer, nya kompetensbehov och ibland även skiftande värderingar och organisationskulturer. För att hantera dessa utmaningar framgångsrikt är en strukturerad metod för förändringsledning avgörande för att leda sin organisation genom förändring. Framgången ligger i organisationens förmåga att arbeta strukturerat med förändringar.

‍

Hur man arbetar strukturerat med förändringsledning

Förändringsledning är mer än bara kommunikation och utbildning i en pågående förändringsprocess. Att ta ett större angreppssätt och arbeta strukturerat med förändringsledning ger verksamheten långt bättre förutsättningar för att dra nytta av förändringen och säkerställa effekthemtagningen av investeringen.

‍

Vi på HerbertNathan & Co arbetar utifrån ett ramverk som baseras på Proscis ADKAR-modell, vilken har ett bredare angreppsätt där både tekniska och mänskliga aspekter av förändringen hanteras. ADKAR står för Awareness, Desire, Knowledge, Ability och Reinforcement och hjälper organisationer att leda förändring på ett metodiskt och framgångsrikt sätt. Nedan har jag listat fem viktiga steg som måste till för att framgångsrikt leda er organisation genom den förändringsresa som en digital transformation för med sig.  

‍

1. Skapa medvetenhet och vilja att förändras

För att en förändring ska lyckas måste det vara tydligt för alla berörda varför förändringen är nödvändig och samtliga måste vilja delta i förändringen. Det krävs därför att ni skapar medvetenhet om de yttre och inre faktorer som driver behovet av förändring. Detta skulle exempelvis kunna vara marknadsförändringar, nya teknologier, förändrade kundkrav eller att ni behöver öka attraktiviteten som arbetsgivare. Sträva efter att ha en tydlig och transparent kommunikation och förklara hur förändringen kommer att gynna både individen och hela organisationen. Lyckas ni med detta så kommer engagemanget öka i samma takt som förändringsmotståndet minskar.

‍

Vi ser att organisationens ledare är centrala i förändringsarbetet. Att tidigt ge ledarna rätt förutsättningar för att sprida budskapet och inspirera medarbetare till förändring är en förutsättning för att uppnå målen.  

‍

2. Led förändringen med tydlig riktning

Att leda förändringen kräver en tydlig vision, målbild och en plan för att nå önskat läge. Era ledare måste kunna kommunicera visionen på ett inspirerande sätt och förmedla hur de nya arbetssätten och tekniska lösningarna kommer att implementeras. Tydliga mål, milstolpar och regelbunden uppföljning hjälper till att säkerställa att förändringen följs upp och förankras i er organisations dagliga verksamhet.

‍

Vår erfarenhet visar att ledarens förmåga till en transparent och öppen kommunikation under förändringen skapar det förtroende och engagemang som krävs för förflyttningen.

‍

3. Ge kunskap och bygg förmågan att förändras

En viktig del av förändringsledning är att säkerställa att medarbetarna har den kunskap och de färdigheter som krävs för att genomföra förändringen. Utbildning, verktyg och information behövs för att medarbetarna ska förstå och anpassa sig till nya processer och arbetssätt. Detta inkluderar kontinuerligt stöd genom träning och coaching för att hjälpa medarbetarna att tillämpa den nya kunskapen i praktiken.

‍

Vi ser att en tydlig utbildning med ytterligare coachande stöd medför att medarbetare successivt bygger den egna förmågan som krävs för att driva förändringen framåt. Ledarens roll är att stödja och coacha så att nya arbetssätt införs och de gamla avslutas i det dagliga arbetet. Ofta underskattas behovet av utbildning och kravet på ledarna är otydliga.

‍

4. Mät framgång och förstärk nytt beteende

Det räcker inte med att bara genomföra en förändring – nya arbetssätt och beteenden måste förstärkas och belönas för att fastna. Inom lärande pratar man om ”Nudging” som en metod som tex fokuserar på att förstärka det positiva beteendet. Detta kan med fördel nyttjas i transformationsprojekt. Genom att kontinuerligt mäta framstegen och justera strategierna kan er organisation identifiera hinder och anpassa ert tillvägagångssätt. Att fira framgångar och ge återkoppling hjälper till att förstärka förändringen och göra den till en naturlig del av organisationens kultur.

‍

Våra kunder som arbetar med att förstärka rätt beteenden i organisationen når längre. Att löpande arbeta med att utvärdera och följa upp ger organisationen de verktyg de behöver för att göra anpassningar. En fördel med att arbeta med ADKAR är att man kan mäta både individens och organisationens nivå i förändringsprocessen och därmed kunna nyttja olika strategier för att förstärka beteendet.  

‍

5. Främja kontinuerlig förbättring

Att ha en organisationskultur med ett agilt förhållningsätt och som premierar kontinuerlig förbättring rustar för att lyckas med förändringsarbetet. Ju snabbare organisationen kan glömma det gamla och anpassa sig till det nya, desto bättre. Ökas anpassningshastigheten, eller ” Speed of Adaptation”, bidrar det till snabbare effekthemtagning.

Inför varje förändringsinitiativ bör ni se till att ta del av tidigare framgångar och lärdomar, för att försäkra er om att ni inte upprepar tidigare misstag utan bara bygger vidare på framgångarna. Genom att göra det så utvecklar ni er egen metodik ytterligare, vilket gör att kommande förändringar landar hos er både tidseffektivt och kostnadsmedvetet.  

‍

En klassisk fråga: Varför behövs förändringsledning?

Vi människor är vanedjur och föredrar ofta att göra som vi alltid har gjort. När något känns osäkert eller utmanande, tenderar vi att hamna i ett mentalt tillstånd av "flight or fight". Detta kan yttra sig genom att vi undviker att lära oss nya saker tills det är absolut nödvändigt eller att vi kanske till och med låtsas att vi kan fortsätta som vi alltid har gjort. Detta innebär att vårt beteende inte alltid är rationellt när vi ställs inför förändringar.

‍

Med en strukturerad och metodisk förändringsledning kan vi skapa förutsättningar för att dessa mänskliga reaktioner hanteras på ett mer konstruktivt sätt än att bara se dem som motstånd. Genom att använda metoder som de beskrivna ovan, skapar vi ett tryggt klimat för att ta emot förändringen och kunna genomföra den transformation vi önskar.

‍

I ett transformationsprojekt är det viktigt att ha ett separat spår för förändringsledning som börjar tidigt och fortsätter även efter att projektet är avslutat, för att åstadkomma bestående förändringar. Genom att satsa på förändringsledningen i ett tidigt skede kan ni skörda frukterna av arbetet när de nya arbetssätten lanseras.

‍

Vi har sett att de kunder som tidigt får med förändringsledning ofta belönas mångfalt genom att deras projekt löper smidigare och genererar bättre resultat. Kunder som enbart fokuserar på systemutbildning som lösning drabbas oftare av förseningar, förändringsbegäran och ökade kostnader för sitt projekt.

‍

Slutligen

Digital transformation kräver en strukturerad metod för förändringsledning, oavsett om ni väljer Proscis ADKAR-modell eller någon annan. Det viktiga är att ni fokuserar på att skapa medvetenhet, vilja, kunskap och förmåga samt att ni förstärker nya beteenden. Genom att göra detta hanterar ni inte bara förändringen, utan ni omfamnar den som en viktig del i er långsiktiga framgång. Och genom att främja kontinuerlig förbättring förbättras er organisationens förmåga att hantera framtidens digitala utmaningar.

‍

I nästa blogg kommer vi att fördjupa oss i hur ni kan använda data för bättre beslutsfattande, så titta gärna in här igen för konkreta råd kring olika aktiviteter som gör att er organisation kan få en framgångsrik start på er digitaliseringsresa.