8 nyckelfaktorer som får ert nya HR-system att leverera resultat

‍I denna bloggserie ger vi konkreta tips kring hur ni gör en behovsanalys, marknadsanalys och upphandling på bästa sätt. Samt vad ni bör tänka på i förberedelser och genomförande av både implementationsprojekt och viktiga framgångsfaktorer i er långsiktiga digitaliseringsresa.

‍

Författare till dagens blogg är Marie Rockström, seniorkonsult på HerbertNathan & Co med över 15 års erfarenhet av HR-digitalisering. Hennes tidiga intresse för teknik ledde henne till studier inom organisationspsykologi och systemvetenskap. Vilket resulterat i att hon med framgång och glädje drivit otaliga digitaliseringsprojekt. Marie hjälper kunder med hela resan från strategi till behovsanalys, upphandling och implementation av systemstöd inom HR, Lön och tid- och bemanningssystem.

‍

Om ni har läst min HerbertNathan & Co kollega Stefan Norells tidigare blogg, Inför systemimplementation – förbered er på bästa sätt, så vet ni att ett väl förberett implementationsprojekt är det som lägger grunden för en framgångsrik implementation. 

‍

Varför misslyckas så många HR-systemimplementationer?

Med en formerad projektgrupp, ordning och reda i data samt koll på risker och behov av kommunikation är ni nu redo att påbörja implementationen. Föreställ dig nu följande scenario: Ni har beslutat att investera i ett nytt och toppmodernt HR-system. Förväntningarna är höga – löftet om automatiserade processer, minskad manuell administration och bättre medarbetarupplevelse lockar. Implementeringen påbörjas, men snart börjar problem dyka upp. Systemet integreras inte som planerat med lönehanteringen eftersom det saknas fält som kan matchas, användarna förstår inte gränssnittet och de blir frustrerade av många klick och medarbetarna klagar på att det tar längre tid än tidigare att registrera sin arbetstid. Vad som skulle ha varit en stor förbättring förvandlas till frustration och ökade kostnader. Låter det bekant?

‍

Om ja - du är inte ensam. Organisationer lägger ner mycket tid och ansträngning på HRIS-implementeringsprojekt och det finns det betydande utmaningar med projekten: 

• 32 % av HR-teknikprojekten överskred budget
• 53 % missade deadline för genomförande
• 42 % uppgav att deras HR-teknikprojekt antingen inte var helt framgångsrika eller misslyckades efter två år
• OCH 40 % identifierade att de inte känner att de har tillräckligt med expertis om HR-system och skyller därmed inte nödvändigtvis på plattformen eller leverantören.

Källa: Josh Bersin HR Technology conference Mars 2022

‍

Att implementera ett HR-system kan vara en verklig game changer för en organisation – om det görs rätt. Som ovan statistik visar är det tyvärr inte ovanligt att implementationer går snett. Ofta handlar det inte om att systemet i sig är dåligt, utan snarare att nyckelfaktorer försummas på vägen. En okunskap om projektets vitala delar, brist på planering, processer som inte är anpassade till verksamhetens behov, otillräckligt stöd från ledningen eller en missad integration kan snabbt sabotera en annars lovande lösning.

‍

8 kritiska faktorer som avgör systemimplementationens framgång

Men vad krävs då för att undvika dessa fallgropar och lyckas med din HR-systemimplementation? Hur ser framgångsreceptet ut? I denna blogg ska vi dyka ner i de mest kritiska faktorerna som organisationer måste ta hänsyn till för att säkerställa att deras investering i ett HR-system verkligen levererar de resultat de hoppas på. Här är faktorerna du inte får missa!

‍

1. Tydlig målsättning och kravställning

För att er HR-systemimplementation ska lyckas är det viktigt att från början förstå vad ni vill uppnå med systemet. En tydlig målsättning bör fastställas och denna skall stämma överens med organisationens övergripande verksamhets- och HR-strategi. Vill ni effektivisera rekryteringsprocessen, stärka medarbetarupplevelsen eller förbättra regelefterlevnad? Att involvera HR-avdelningen, IT, Lön och andra intressenter i kravställningen hjälper till att säkerställa att systemet möter alla behov och förväntningar. Vill du veta mer om hur du utför en behovsanalys kan jag tipsa om bloggen Så lyckas ni med er upphandling av HCM system. 

‍

2. Stöd från ledningen

Inget förändringsarbete kan lyckas utan stöd från ledningen. Att implementera ett nytt HR-system kräver resurser, budget och tid, och därför är det avgörande att ledningsgruppen inte bara ger sitt stöd utan också aktivt deltar i processen. Genom att visa engagemang och tydligt kommunicera förändringens syfte kan ledningen skapa en positiv attityd och minimera motstånd inom organisationen.

‍

3. Användarvänlighet och användarutbildning

Även det mest avancerade HR-systemet riskerar att bli illa omtyckt om användarna inte förstår hur det fungerar eller om de upplever att det är svårt att använda. Därför är användarvänlighet en kritisk faktor vid val av system. För att säkerställa framgång är det dessutom viktigt att alla användare – från HR till chefer och medarbetare – får utbildning i hur systemet ska användas. Genom att erbjuda kontinuerlig support och utbildning kan organisationen öka användarnas förtroende och engagemang.

‍

4. Flexibilitet och skalbarhet

Behovet av att HR-systemet kan växa med organisationen är en viktig faktor när organisationen ska välja system Ett flexibelt system som kan anpassas till både dagens och morgondagens behov är avgörande. Organisationens HR-behov kan förändras över tid, och därför måste systemet vara skalbart för att möta dessa förändringar utan att kräva en ny implementation.

‍

5. Integration med andra system

För att verkligen dra nytta av HR-systemets potential är integration med andra system, såsom lönesystem, tid- och närvarosystem, och ekonomisystem, avgörande. Genom att skapa ett sömlöst flöde mellan olika system kan organisationen automatisera processer, minska manuellt arbete och säkerställa att data delas korrekt mellan system. Detta bidrar inte bara till effektivitet, utan minskar också risken för fel och dataförluster.

‍

6. Data och rapportering

Ett modernt HR-system ger tillgång till värdefull data som kan användas för att fatta medvetna och strategiska beslut. Genom att samla in och analysera HR-data, som medarbetarprestationer, personalomsättning och rekryteringskostnader, kan organisationen identifiera trender och områden som behöver förbättras. Möjligheten att enkelt kunna generera rapporter och visualisera data är en viktig funktion som hjälper HR-ledningen att göra informerade beslut.

‍

7. Kontinuerlig uppföljning och förbättring

Att implementera ett HR-system är inte en ”one-off”-process. För att systemet ska fortsätta leverera värde över tid krävs kontinuerlig uppföljning och förbättring. Regelbundna utvärderingar av hur systemet används, om det uppfyller organisationens behov och om nya funktioner eller integrationer behövs, är viktiga för att hålla systemet relevant och effektivt. Detta gör du genom att tillsätta en gedigen förvaltningsorganisation. 

‍

8. Fokus på medarbetarupplevelsen

Slutligen är det viktigt att komma ihåg att HR-systemet i slutändan ska förbättra medarbetarnas upplevelse av företaget, från on-boardingen av nya medarbetare till daglig interaktion med systemet. Därför bör varje del av upplevelsen vara smidig och positiv. Ett system som underlättar för medarbetarna att hantera sin egen tid, kommunicera med HR och få tillgång till information förbättrar inte bara medarbetarupplevelsen, utan stärker också företagets employer branding.

‍

Framtidssäkra HR-processerna genom en lyckad implementation

Ett nytt HR-system innebär inte bara att implementera en teknisk lösning – det är ett strategiskt val som kan transformera hela organisationen. Men som vi har sett, är vägen till framgång kantad med potentiella fallgropar. Många implementationer misslyckas inte på grund av dålig teknik, utan på grund av bristande planering, ogenomtänkta processer som inte uppfyller verksamhetens behov, otillräckligt stöd från ledningen och en för låg grad av användarvänlighet och integration. Genom att sätta tydliga mål, säkerställa ledningsstöd och fokusera på medarbetarupplevelsen kan organisationer undvika vanliga misstag och maximera värdet av sin investering. Nyckeln till framgång ligger i att kontinuerligt följa upp, anpassa och förbättra – ett HR-system är inte bara en engångsinsats utan ett långsiktigt verktyg för att stärka organisationens effektivitet och framtidssäkra dess HR-processer.