Så här visualiserar du din onboarding-process

När sommaren börjar dra sig tillbaka fylls istället kontor och industrier. Ändå är allt inte som förut. Några har bytt jobb och andra lämnat för pension. Fler hemarbetande kommer allt oftare till kontoret. Och så har vi de nyanställda. Som så ofta annars sätts de i knät på HR som förväntas genomföra onboarding-processen effektivt.

Och här blir det ofta otydligt, dessutom helt i onödan.

• Personen ska kunna hitta mängder av information, som till och med du själv har svårt att hitta.

• Organisationens interna processer och rutiner är alltför ofta alltför skissartade och orsakar osäkerhet bland de nya medarbetarna.

• Interna system och digitala verktyg, där inte alla är användarvänliga eller har problem med tillgänglighet, kan göra det svårt.

• Förståelsen av företagskulturen och värderingar, som alltför ofta bara beskrivs med käcka slogans.

• Onboarding-material i form av stora textmassor som saknar interaktivitet, som gör att personen sedan måste försöka hitta alla dokument för att försöka klura ut hur de hänger ihop.

Den goda nyheten är att dessa problem inte alls är olösliga. De är till och med lätta att börja lösa och verktyget stavas ”visualisering”.

Potent visualisering gör det lätt att förstå

Låt oss först titta på ett bra exempel; trafiken, där vi har ganska lätt att åka till platser där vi aldrig varit tidigare. I trafiken finns det flera olika hjälpmedel som vi kan använda oss av:

• Vägbeskrivningar som beskriver i vilken ordning vi ska göra olika saker.

• Vägmärken, som minskar avståndet mellan verkligheten och beskrivningen.

• Kartor, som hjälper dig att välja hur du ska ta dig dit du vill. En mycket, mycket viktig aspekt av kartan är att den också hjälper dig förstå var du INTE ska åka. Detta är otroligt viktigt när så många bara beskriver hur något ska vara, men utan perspektiv.

• GPS, som ger vägbeskrivningen, rätt information, på rätt plats, i rätt tid.

‍

Information behöver visas på flera sätt

Räcker det då inte med att visa information på ”något korrekt sätt”. Jag tror inte det.

• Tar vi bort vägmärken får vi mycket problem med ”den mänskliga faktorn”. Redan innan du ser vad som står på varje skylt, så vet du vilken slags information det handlar om. Så borde det vara på kontoret också.

• Tar vi bort kartorna kan du säkert komma rätt tack vare din GPS, men vad hjälper dig att förstå hur en ny stad ser ut; 5 vägbeskrivningar eller kartan?

• Tar vi bort din GPS, behöver du kanske memorera vägbeskrivningen och komma ihåg när du ska göra varje sväng.

Information om komplexa företeelser behöver ges på kompletterande sätt.

Onboard-processens motsvarighet till trafiken

Hur kan du då tänka för att bättre medvetandegöra onboard-processen?

• Gör en interaktiv ”karta” i form av en 1-pager där all annan information finns länkad, teknisk, rumsmässig, tidsmässig etc etc. Då kan den anställde gå tillbaka till denna sida och klicka sig fram till varje dokument. Detta kan göras i ert dokumenthanteringssystem, men också i HTML, som vanlig interaktiv PDF och på en mängd olika sätt.

• Använd alltid fler vyer för informationen. Handlar en textrad om en plats, så koppla denna plats så man ser den intill. Handlar det om tid; gör samma sak med tidsaxlar. Det mest fascinerande med denna slags visualisering är att man lättare ser var det blir tomt någonstans, vilket är avsevärt svårare i en text eller lista.

• Använd transparenta, genomskinliga lager så att informationen kan visas där den hör hemma, så att mönster och samband syns och så att man lättare förstår en mängd olika saker.

• Var inte rädd att kondensera mycket information, så att användarna kan förstå prioriteringar. Att visa allt på skiss-nivå, istället som konstruktionsritningar, ger inte samma förståelse. Det gäller också projektkartor. Här kommer ni kanske vilja ha grafik och flera vyer, som för prioriteringar och beroenden/relationer mellan information.

‍

Räkna med en överraskning

Trots att det huvudsakliga målet med överskådligheten av onboardprocessen är att den nyanställde ska förstå snabbare, kommer du troligen märka något annat. När du stolt visar upp din 1-pager och affisch på ledningsmötet, kommer du få åtskilliga förbättringsförslag på hur processen kan utvecklas, helt enkelt för att alla förstår; de som inte ens skulle sätta sig och läsa igenom alla papper hur det går till idag.

Göra det man aldrig gjort

Lika självklart som att digitaliseringen påverkar alla domäner, så gör också visualiseringen det. Visualisering ger idéer vingar. Visualisering (som musiknoter och ritningar) gör att musiker kan spela och utveckla musik med människor de inte ens kan prata med och att byggare kan bygga hus de aldrig sett.

Kommer du ihåg en enda mening du hörde igår?

Sedan är bara ord är inte dåliga för allt! Om man inte behöver förstå, inte komma ihåg, inte se mönster eller få en översikt; då är ord briljanta! Men när få kommer ihåg en enda mening man hörde igår och när dagens mjukvaror inte ger dig några begränsningar att visualisera på ett som kraftigt ökar tillgängligheten och delaktigheten; ta då chansen att kommunicera onboarding-processen lite bättre. Jag tror att många kommer att tacka dig.

Lycka till!

Johan Lundell

‍