6 risker med HR och lön i flera olika system – och hur du bör göra istället

Dålig översikt, krånglande integrationer och frustrerande dubbeljobb… Känns det igen? Många företag kämpar med data i osynk och ineffektiva processer i administrationen kring sin personal. Men det finns ett smartare sätt!

‍

Ett schemaläggningssystem här och en onboarding-app där. En plattform för tidrapportering och ytterligare en för att köra lönerna… I många organisationer har verktygslådan för personalhantering vuxit fram stegvis. Men vad händer när olika system staplas på varandra utan en genomtänkt strategi för hur allt ska fungera ihop?

‍

Annika Dalsätt är konsultchef på HR-techbolaget Flex Applications, en roll där hon ofta möter företag som kämpar med att få sina löne- och HR-processer att fungera friktionsfritt. Hon har på nära håll sett vilka utmaningar det innebär att ha data och verktyg utspridda i flera olika system.

– Det blir lätt ett lapptäcke av lösningar som inte riktigt pratar med varandra, vilket bland annat kan skapa en förvirring och osäkerhet kring vilket system som egentligen är master över datan. HR har sina processer i ett system och lönen körs i ett annat, hos vissa företag kan det även förekomma att tidrapporteringen kräver flera olika system för att lösa de behov som finns i de olika personalgrupperna. Detta tar förstås mycket tid och skapar onödig frustration för alla på företaget, säger hon.

‍

6 anledningar till att utspridda system skapar problem – och varför ditt företag bör välja en annan strategi

1. Dubbelarbete och manuella överföringar

När data som tidrapporter, frånvaro och löner finns i olika system måste den flyttas manuellt eller via integrationer – vilket ofta leder till fel och dubbelarbete. Integrationer fungerar sällan helt felfritt, och manuella kontroller stjäl tid som istället kunde lagts på värdeskapande arbete.

‍

2. Svårt att få en helhetsbild över säkerheten

Säkerheten först! Personalsystem hanterar känslig information som kräver rätt behörigheter, GDPR-efterlevnad och regelbundna säkerhetsuppdateringar. Ju fler system, desto svårare att få en helhetsbild och att minimera sårbarheterna.

3. Data och nyckeltal blir ett detektivarbete

Vare sig det gäller att förbereda en lönerevision, ta fram beslutsunderlag för personalbudgeten eller få en lägesbild över sjukfrånvaron kämpar många företag med att få en tydlig helhetsbild och tillgång till rätt siffror i rätt tid. Att pussla ihop underlag från en mängd olika källor är inte bara tidskrävande och frustrerande – det innebär alltså även stor risk för data i osynk, missar och fel. 

‍

4. Flera gränssnitt, flera inloggningar

Hur enkelt är det för medarbetarna att bocka av vardagens uppgifter och snabbt hitta rätt information? Hur många olika plattformar måste de logga in på varje dag? Kanske vill ni ge medarbetarna den senaste och smartaste tekniken att jobba med – men om detta innebär ett nytt system för varje moment, ja då blir det hela snabbt en rörig historia.

5. Kostnadsmässiga överraskningar

Licensavgifter för flera separata system, utveckling och underhåll av integrationer och support för att hantera system som inte synkar korrekt – allt detta kan leda till en högre total ägandekostnad än vad ni först räknat med.

6. Krånglig väg till support och konsultation

Hjälp vid uppstart av systemet, någon att bolla de kluriga frågorna med och snabb support vid tekniskt strul…  Allt det här är A och O för en trygg och smidig personaladministration. Men med flera leverantörer inblandade är det klurigt att hålla koll på alla kontaktytor. Och om något går fel kan du hamna i ett läge där leverantörerna hänvisar till varandra istället för att lösa ert problem.

‍

Vägen till smidigare och säkrare arbetsflöden – en och samma plattform för allt inom HR och lön 

Ett helintegrerat HRM-system är lösningen för företag som vill digitalisera hållbart och smart. I stället för att lappa ihop olika systemlösningar kan företaget samla allt i en enda plattform – från tidrapportering och schema till lön, reseräkningar och HR-processer. Det här är något som Annika Dalsätt menar gör tydlig skillnad i vardagen:

– Fördelarna märks på alla nivåer i organisationen. Administratörerna får bättre kontroll över datan och slipper dubbeljobba i flera olika system, det blir smidigare för chefer att hitta rätt underlag och medarbetarna får en enklare vardag med ett enda gränssnitt för allt de behöver.

‍

Fördelar med ett integrerat HRM-system: 

• Alla moduler pratar med varandra i realtid  
• Minskad risk för fel och dubbelarbete  
• En smidigare användarupplevelse: ett gränssnitt och en inloggning för allt!
• Samlad datakälla för nyckeltal och analys  
• Bättre kontroll över säkerhet och efterlevnad
• En leverantör = en support
• En mer förutsägbar kostnadsbild

‍

Vill du veta mer?

Ta del av Flex HRMs kostnadsfria white paper och lär dig mer om hur rätt digital strategi sparar tid, minskar fel och ger bättre kontroll över HR och lön.