Arbetsmiljö i det digitala landskapet – vad ska man tänka på?

Digitaliseringen har gett företag och medarbetare fantastiska möjligheter, men den har också skapat nya utmaningar för arbetsmiljön. Fulla mejlkorgar, överfyllda scheman och ständiga aviseringar pressar vårt mentala välbefinnande i dagens digitala arbetsliv. Under en nyligen genomförd inspektion från Arbetsmiljöverket, med fokus på den digitala arbetsmiljön, blev vi på Sweden HR group påminda om vikten av hållbara lösningar för att möta dessa utmaningar. Inspektionen öppnade för värdefulla samtal kring hur vi kan stärka och säkra vår digitala arbetsmiljö på ett långsiktigt sätt.

En ökning av digitala inspektioner

Arbetsmiljöverket genomförde under september till oktober 2023 granskningar på nära 1500 arbetsplatser inom ramen för EU-kampanjen ”Friska arbetsplatser i ett digitalt arbetsliv.” Resultatet visade att över 23 % av dessa arbetsplatser brast i sitt förebyggande arbetsmiljöarbete kopplat till digitala arbetssätt. Detta visar hur utmanande det är att hantera digitala arbetsmiljöfrågor, särskilt i branscher där digitaliseringen är relativt ny.

När inspektionsvågen fortsatte in i 2024 var det vår tur att granskas. Arbetsmiljöverkets inspektör belyste några av de mest framträdande utmaningarna som påverkar den digitala arbetsmiljön, och dessa insikter är värda att dela vidare.

Kognitiv belastning – en osynlig utmaning

En av de största utmaningarna som lyftes fram var den kognitiva belastningen som många medarbetare upplever. I en digital arbetsmiljö förväntas vi ständigt växla mellan olika system och verktyg, vilket gör det svårt att hålla fokus. Om systemen dessutom inte är kompatibla eller är komplicerade, kan detta leda till både frustration och sämre arbetsinsatser.

Här blev det tydligt att det krävs mer än bara tekniska uppdateringar. För att minska den kognitiva belastningen krävs ordentlig utbildning, smidiga implementeringsprocesser och tillgängligt IT-stöd.

Tillgänglighet till IT-support – en kritisk faktor

När tekniska problem uppstår, vilket de ofta gör, måste medarbetarna snabbt kunna få hjälp. Avbrott i arbetet på grund av tekniska svårigheter skapar inte bara frustration, utan kan också leda till en splittrad arbetsdag. Att säkerställa tillgång till effektiv IT-support, både internt och externt, kan därför var en viktig faktor för att upprätthålla en hållbar arbetsmiljö.

Den fysiska påverkan av det digitala

Den digitala arbetsmiljön har inte bara kognitiva effekter, utan påverkar oss även fysiskt. Många av oss tillbringar stora delar av dagen framför skärmar, vilket kan leda till synproblem och andra ergonomiska besvär. Här behövs ett helhetsperspektiv där både den digitala och fysiska arbetsmiljön beaktas för att skapa en arbetsplats där medarbetarna både mår bra och presterar på topp.

Samarbete för en bättre arbetsmiljö

Inspektionen från Arbetsmiljöverket underströk vikten av ett holistiskt synsätt på arbetsmiljöarbetet. För att kunna skapa en hållbar och hälsosam arbetsplats måste olika delar av organisationen samarbeta – från IT-avdelningen till HR och ledningen.

Många företag, inklusive de vi samarbetar med, har redan implementerat flera av dessa arbetssätt, men det är alltid värt att påminna om vikten av att kontinuerligt förbättra den digitala arbetsmiljön och det digitala ledarskapet.

Tips för att förbättra den digitala arbetsmiljön

1.  Granska om era system är kompatibla och användarvänliga.

2. Genomför alltid riskbedömningar vid förändringar, speciellt vid implementering av nya system.

3. Säkerställ smidig implementering av nya system och ge tydlig utbildning och introduktion vid systembyten.

4. Diskutera regelbundet hur den digitala arbetsmiljön påverkar medarbetarna och deras arbete genom medarbetarsamtal – eller använd enkäter för att samla in feedback.

5. Använd mallar från Arbetsmiljöverket, Prevent, Suntarbetsliv eller Partsrådet för att arbeta med den digitala arbetsmiljön.

‍